A Praga das Reuniões


Cansado de passar seus dias em discussões? Você não é o único.

Revista Exame - por Daniela Díniz

Na sexta-feira 5 de Agosto, a executiva Cibele Castro, diretora de recursos humanos da subsidiária brasileira da General Electric, tinha cinco reuniões internas agendadas. Nenhuma delas com clientes ou compradores potenciais. Os temas variavam da discussão do conselho de finanças e estratégia de recrutamento e seleção à implementação de um banco de dados. Cibele estimava gastar cerca de 2 horas em cada encontro. Sim, num dia típico de trabalho, as reuniões chegam a consumir 12 horas da agenda da executiva. Você deve estar se perguntando: e a que horas, afinal ela coloca todas as decisões tomadas nessas intermináveis reuniões em prática? É o que Cibele muitas vezes também se pergunta.

Reuniões fazem parte da rotina - e dos rituais - de todo executivo. Afinal. coordenar equipes, discutir estratégias e avaliar resultados por vezes são atividades que exigem alguma espécie de interação. O problema é que, para o executivo moderno, o trabalho está se tornando cada vez mais um encadeamento de reuniões. Nos últimos anos, elas se transformaram numa espécie de praga do mundo empresarial, infestando as agendas, consumindo um tempo precioso e, com frequência comprometendo a vida pessoal. "A vida de um alto executivo hoje é 60% do tempo em reuniões", diz Felipe Westin, diretor de recursos humanos do laboratório Bristol-Myers Squibb, acostumado a passar o dia se equilibrando entre uma reunião e outra. "Você fica preso entre quatro paredes e não sobra tempo para estudar mais o negócio."

Executivos ouvidos por EXAME afirmam que, nos últimos três anos, o número de reuniões tem aumentado. Alguns chegam a gastar 90% do seu tempo com elas. Com a agravante de que participar de uma reunião nem sempre se traduz em fazer o trabalho andar. Num levantamento da consultaria americana Marakon Associates com executivos seniores de 187 empresas, apenas 12% dos entrevistados disseram que as reuniões resultam em estratégias importantes ou em decisões que são posteriormente implementadas. A gestão compartilhada e as estruturas matriciais - nas quais há intersecções entre as áreas e os subordinados têm mais de um chefe contribuem para alimentar a praga das reuniões. "As empresas estão se tornando mais horizontais e querem que todos contribuam nas decisões", diz Jean-Marc Laouchez, da Axialent, consultaria de desenvolvimento de lideranças. "Por isso o aumento das reuniões."

O excesso de encontros revela, de um lado, a preocupação das empresas em compartilhar as informações e tornar as equipes mais entrosadas, o que é positivo. Mas, de outro, pode paralisar a vida do executivo. "O ideal seria ter no máximo duas reuniões por dia, de 1 hora cada uma", diz Cibele, da GE. Thaís Marca, vicepresidente comercial da empresa de entregas expressas DHL, é daquelas que fogem da empresa sempre que precisa se dedicar com mais afinco a algum tema. "Se eu fico no escritório, sou sempre consumida por reuniões", afirma. Com frequência ela passa os finais de semana respondendo e-mails e estruturando planos de negócios - em outras palavras, fazendo o que não consegue enquanto está em reuniões.

Contornar a proliferação de reuniões pode ser difícil - mas não impossível, de acordo com aqueles que sofrem com elas. A solução não está nas desgastadas técnicas de disciplinas em reuniões. "A responsabilidade é do executivo, que precisa ter sensibilidade para saber quando recusar ou aceitar um convite de reunião", diz  Elyseu Mardegan, vice-presidente de estabelecimentos para a América Latina da American Express. Pragmático, Mardegan é adepto de uma prática esperta: delegar a participação em reuniões. "Em 30% das vezes eu peço a alguém da equipe que me represente", diz.

Cícero Penha, diretor da unidade de negócios têxteis da Alpargatas, criou há dois meses uma reunião sem pauta. Toda sexta-feira, ele convoca seis funcionários de diferentes áreas para discutir assuntos gerais. Isso, relata Penha, tem contribuído para tornar outras reuniões na empresa mais objetivas. Curiosa tentativa de resolver o problema ... inventando outra reunião.

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