Aprenda a Jogar com o Relógio


Reunimos 32 idéias de executivos e especialistas em gestão do tempo para organizar sua agenda, aumentar sua produtividade e melhorar sua qualidade de vida.

Revista Você S/A - por Gabriel Penna

Se você sente que não tem tempo para fazer metade das coisas que gostaria, saiba que não está sozinho. O filósofo francês Gilles Lipovetsky afirma que as exigências do mundo atual, como agilidade nas decisões e resultados a curto prazo, fizeram desse sentimento quase uma regra no Ocidente. "Um número crescente de pessoas reclama de estarem sobrecarregadas, de correr contra o tempo. A época hipermoderna é contemporânea da sensação de que o tempo se rarefaz", escreve o autor no livro Os Tempos Hipermodernos (Editora Barrcarolla). Mas já que não dá para espichar o dia, que tal pensarmos como aproveitá-Io melhor? Foi com esse propósito que dedicamos horas de apuração, leitura e entrevista para transformar o relógio num parceiro seu. Ultimamente, nós, brasileiros, jogamos fora dois terços do dia com atividades inúteis e urgentes. A Tríade do Tempo, de São Paulo, especializada no assunto, fez a constatação após ouvir 15.324 pessoas durante dois anos. Por isso, sobra tão pouco espaço na agenda para o que é realmente importante.

Como você verá nesta reportagem, separar o que é urgente do que é importante alivia a pressão do tempo. Foi após pensar nisso que o executivo Alexandre Hohagen topou o desafio de implantar a unidade do Google no Brasil. Alexandre sabia que o projeto exigiria uma enorme dedicação. Então, reorganizou sua agenda para não perder de vista algo ainda mais essencial na sua vida: a convivência com as três filhas. Começou a acordar mais cedo, suspendeu a ginástica e garantiu quatro horas diárias com elas. Se você está lendo esta reportagem, é sinal de que também conseguiu tempo para algo importante: seu desenvolvimento profissional. Isso já é uma vitória nos dias de hoje. Esperamos que aproveite os conselhos de especialistas e de executivos que enfrentam problemas semelhantes aos seus. As 32 idéias são bem objetivas e podem ser aplicadas a partir de agora, pois sabemos que o seu tempo é precioso.

  • Como organizar a agenda

1 Centralize as informações

"Uma pessoa gasta até 28 minutos do dia procurando informações que não sabe onde anotou", afirma Paulo Kretly, presidente da Franklin Covey Brasil. No fim do mês, isso pode significar um dia inteiro de trabalho perdido. Atualmente, com aparelhinhos cada vez mais versáteis, não há desculpa para que você não tenha as informações centralizadas. Mas uma velha e boa agenda também pode ajudar, desde que ela tenha quatro itens básicos: tarefas prioritárias, compromissos, contatos e anotações.

2 Planeje em apenas 10 minutinhos

Você não precisa de mais do que dez minutos para fazer um bom planejamento das tarefas do dia. Ao fazer isso, entrará para o pequeno e seleto time de executivos que têm esse hábiito: apenas 17%, segundo pesquisa feita pela Franklin Covey no final de 2006.

3 Avalie o tempo gasto nas tarefas

Anote o tempo gasto em cada uma de suas atividades principais. As informações serão valiosas para tornar a próxima programação mais precisa e eficaz. Você também desenvolverá a capacidade de prever a duração das tarefas e identificar eventuais ladrões de tempo. "Essa é uma habilidade que diferencia os gerentes mais experientes", escreve a consultora americana Melissa Raffoni.

4 Faça escolhas

"Apesar de trabalhar de 13 a 14 horas por dia, procuro sempre reservar espaço para o que é importante para mim, como as minhas filhas. Deixei de fazer ginástica para ficar mais tempo com elas. Também reservo tempo para dar uma palestra por semana", afirma Alexandre Hohagen, presidente do Google no Brasil. A empresa permite ao funcionário dedicar 20% do dia à criação de projetos pessoais.

5 Tenha horários livres

"Minha agenda de trabalho está no sistema. O funcionário que quiser marcar uma reunião pode entrar, ver os horários disponíveis e me enviar um convite. Mas tenho algumas reuniões fixas, que cumpro religiosamente toda a semana. É bom para me exercitar e criar cultura entre os subordinados", explica Alexandre, do Google.

6 Respeite o seu ritmo

"Sou o tipo de pessoa que funciona melhor de manhã, por isso planejo a minha rotina de acordo com o meu ritmo. Acordo mais cedo e chego ao trabalho às 7h30, porque sei que a partir das 16h começo a perder embalo. Até as 17h, já estou voltando para casa. Ficar horas no trabalho não significa que você está produzindo mais", afirma Carlos Ienne, presidente da Fedex no Brasil.

7 Participe de teleconferências

Antes de viajar a negócios, verifique se é mesmo necessário estar pessoalmente no encontro ou se uma teleconferência resolveria a questão. Também certifique-se de que você é o mais indicado para participar da reunião ou se pode enviar ouutra pessoa. Se tiver que viajar mesmo, torne os intervalos de espera em aeroportos e no trânsito mais produtivos. Leve seu notebook, textos para ler e uma lista de telefonemas pendentes.

8 Cuidado com o fuso horário

Se você trabalha numa multi ou lida com clientes no exterior, tem de levar em conta o fuso horário. Procure se informar da diferença de horas entre os países antes de enviar e-mails e agendar teleconferências. Para marcar uma viagem internacional, a antecedência tem de ser equivalente à duração da viagem. "Mas o mínimo é de duas semanas, até para conciliar as agendas de quem você vai visitar", afirma Rodrigo Lourenço de Souza, de 29 anos, gerente de contas internacionais da área de cartões da Klabin, em São Paulo, que viaja constantemente para a Europa.

9 Pare de reclamar do trânsito

"Antes de comprar um apartamento, procurei saber onde estava concentrada a maior parte das empresas em que gostaria de trabalhar. Hoje, moro com a minha esposa a menos de 20 minutos do trabalho", diz Rodrigo, da Klabin. "Moro longe do trabalho, mas criei a minha própria rotina pra evitar os horários de trânsito. Saio bem cedo de casa e volto antes do horário de maior fluxo. Se tiver algo marcado para mais tarde, faço de casa por telefone ou internet", afirma Carlos, da Fedex.

  • Faça reuniões rápidas

10 Meia hora é o suficiente

Se os resultados desejados estiverem claramennte definidos e se houver uma lista de assuntos e questões a serem abordados, não há por que uma reunião durar mais do que 30 minutos. É o que afirma em seu blog o americano Tiimothy Ferriss, empresário, bon vivant e autor do livro The 4-Hour Workweek (A semana de trabalho de 4 horas), primeiro lugar na lista de best-sellers de negócios do jornal The New York Times. "Não aceite participar de reuniões ou teleconferências sem uma agenda clara e hora para acabar", escreve Timothy.

11 Convoque poucas pessoas

Nada de amontoar 20 pessoas numa sala para ouvir o que você tem a dizer e, se der tempo, opinar. "Para ser produtiva e permitir a participação de todos, a reunião deve ter de oito a 12 participantes", sugere Paulo Kretly, da Franklin Covey Brasil. Se a equipe for maior, uma alternativa é fragmentá-la e eleger um líder para cada grupo. Os times discutirão os assuntos previamente e os líderes servirão como porta-vozes na reunião com a chefia.

12 Ajuste o foco antes

Mais de 60% das 1.045 pessoas que responderam a uma pesquisa da consultoria Tríade do Tempo acham que as reuniões de que participam são mal conduzidas. O principal problema apontado por elas é a falta de foco. Uma reunião toma rumos indesejados por falta de clareza, tanto do chefe quanto da equipe. Para evitar desvios, defina previamente a pauta por escrito e os resultados esperados. Revise cada item no início da reunião. No final, faça um resumo da conversa e delegue as tarefas que forem necessárias. Também é bom ter regras claras sobre o uso de computador e celular durante o encontro, para evitar interrupções.

13 Evite reunião surpresa

Reuniões em cima da hora não devem acontecer, salvo em situações de emergência. "Raramente as reuniões são para "ontem"", afirma Christian Barbosa, diretor da Tríade do Tempo. Além disso, a chance de o encontro se mostrar improdutivo e roubar um tempo precioso é grande, uma vez que as pessoas não puderam se preparar. Convoque com, no mínimo, um dia de antecedência. Para reuniões mais longas e complexas, avise dois dias antes.

14 Mande um representante

Em muitas reuniões, dá para você mandar um representante no seu lugar. Assim, você pode se concentrar naquelas que são importantes de verdade. "Por lidar com clientes diretamente, não posso evitar as reuniões. Tenho em média três por dia. Se for uma conta importante, faço questão de estar presente e repasso a pauta do encontro no dia anterior", afirma Vanessa Dei Bel, gerente de relacionamento com o cliente da Medial Saúde.

  • Dome a enxurrada de e-mails

15 Dê o recado

Ao escrever um e-mail, seja o mais conciso e direto possível. Segundo o consultor americano Mike Song, que conversou com 8.000 funcionários de grandes corporações em todo mundo, a maioria das pessoas não lê as mensagens, apenas vê o assunto. Para facilitar a leitura, divida o texto e faça-o caber numa única página. Comece pelo objetivo da mensagem e depois contextualize. No assunto, coloque informações que deixem claro o conteúdo do e-mail.

16 Receba menos enviando menos

Quer conter a enxurrada de mensagens na sua caixa de entrada? Comece a enviar menos e-mails e reduza o número de destinatários. Segundo Mike Song, um profissional recebe três respostas para cada cinco mensagens que envia. Antes de enviar, reflita sobre a relevância da mensagem para o destinatário. Se não quiser resposta, deixe isso claro no texto. Rodrigo, da Klabin, gasta 40% do dia administrando o correio eletrônico, mas poderia gastar mais. "Escrevo respostas curtíssimas para não estimular divagações ", diz.

17 Coloque ordem na casa

De e-mail em e-mail, o brasileiro gasta três horas por dia administrando o correio eletrônico, segundo Christian Barbosa, da Tríade do Tempo. "Esse tempo pode ser reduzido pela metade", afirma. Controle a sua curiosidade e estipule horários para se dedicar aos e-mails. Desligar os alertas sonoros e visuais de recebimento pode ajudar. Lembre-se que, se houver uma urgência, o telefone vai tocar. Quando abrir uma mensagem, imediatamente , responda, encaminhe ou arquive. Crie um número limitado de pastas e tenha cuidado ao dar nome a elas, para que os assuntos não se confundam. Use a resposta automática quando estiver ocupado.

18 Estabeleça hora para a consulta

"Não consulte e-mail assim que chegar ao trabalho nem antes de dormir. O primeiro desvia você das prioridades e o segundo causa insônia. O e-mail pode esperar até as 10 horas, depois que tiver completado pelo menos uma de suas tarefas críticas do dia", afirma Timothy Ferriss.

19 Identifique o que é importante

Ao gerenciar a caixa de entrada, use o senso crítico para avaliar as mensagens que exigem mais atenção. Para distinguir os e-mails mais importantes - de clientes, pares, subordinados diretos e chefe -, aplique cores aos diferentes remetentes. Outra ferramenta permite identifiicar de cara se a mensagem foi enviada só para você ou para várias pessoas. "Algumas mensagens internas eu nem respondo para ver a real necessidade daquilo. Muitas vezes, a própria pessoa se vira e resolve", diz Carlos, da Fedex.

e-mail assim que chegar ao trabalho nem antes de dormir. O primeiro desvia você das prioridades e o segundo causa insônia. O e-mail pode esperar até as 10 horas, depois que tiver completado pelo menos uma de suas tarefas críticas do dia", afirma Timothy Ferriss.

19 Identifique o que é importante

Ao gerenciar a caixa de entrada, use o senso crítico para avaliar as mensagens que exigem mais atenção. Para distinguir os e-mails mais importantes - de clientes, pares, subordinados diretos e chefe -, aplique cores aos diferentes remetentes. Outra ferramenta permite identifiicar de cara se a mensagem foi enviada só para você ou para várias pessoas. "Algumas mensagens internas eu nem respondo para ver a real necessidade daquilo. Muitas vezes, a própria pessoa se vira e resolve", diz Carlos, da Fedex.

20 Adote um Blackberry...ou não

Para alguns executivos, existem muitos motivos para comprar um desses aparelhinhos que combinam celular e computador de mão - e permitem acessar os e-mails de qualquer lugar. Reduzir a superlotação da caixa de mensagens é um deles. "Dou uma última olhada nos e-mails à noite para ter menos mensagens para administrar no dia seguinte", diz Carlos, da Fedex. Para outros profissionais, um Blackberry pode roubar o escasso tempo livre que têm. Há quem resista a usá-lo para não se tornar escravo dos e-mails. "No início, eu tinha uma certa resistência, mas hoje não desgrudo do aparelho", diz Rodrigo, da Klabin. O risco existe. Nos Estados Unidos, o aparelho foi apelidado de "crackberry".

  • Gerencie a carga de trabalho

21 Focalize o que gera mais valor

Para lidar com o acúmulo de tarefas e funções, mais que eficiente, hoje é preciso ser eficaz. "O eficiente faz as coisas de maneira correta, o eficaz faz aquilo que agrega mais valor", afirma o headhunter Ricardo Rocco, da Russell Reynolds. A melhor maneira de fazer isso é escolher e negociar bem quais tarefas você sabe executar e que são estratégicas de verdade para o negócio. Quem faz isso tem foco nos resultados porque usa sua capacidade para trazer maior retorno.

22 Delegue trabalho e autoridade

Ao delegar, concentre-se nos resultados, e não no processo. Esteja aberto a sugestões, já que as pessoas resolvem os mesmos problemas de formas diferentes. Informe claramente sobre o que você espera, o prazo e delegue também autoridade. Uma pessoa que tenta fazer algo e descobre que não dispõe de autoridade sufiiciente fica frustrada e torna-se ineficiente.

23 Exercite o desapego

Algumas vezes, para conseguir dar conta do mais importante, é preciso deixar que algumas coisas ruins aconteçam, como ter de retornar uma ligação mais tarde para se desculpar, pagar uma pequena muIta ou mesmo perder um cliente destemperado. Segundo Timothy Ferriss, o caminho nem sempre é acumular mais tarefas, mas definir o que pode mudar sua vida e seu negócio.

  • Como reagir aos imprevistos

24 Dispense certos telefonemas

"Não atenda ligações de números não reconhecidos. Sinta-se livre para surpreender os outros, mas não seja surpreendido. Isso resulta em interrupções indesejadas e até em situações precárias de negociação. Deixe a ligação cair no correio de voz e acesse posteriormente. Se for preciso, contrate um serviço de gerenciamento de mensagens", recomenda Timothy Ferriss em seu blog.

25 Diga "não" ou "mais tarde"

Uma interrupção pode ser aceita ou não. Segundo pesquisa da Tríade do Tempo, 82% das pessoas dizem perder tempo com atividades inúteis por não ter dito "não". Por isso, aprenda a fazê-Io quando necessário. Avalie se a demanda é imediata, marque a conversa para mais tarde ou delegue. Seja disponível, mas crie suas proteções. "Quando precisar se concentrar, avise à secretária, desligue telefone, e-mails, MSN e internet", diz Christian Barbosa.

26 Conte com o imprevisível

Elabore uma agenda realista, o que significa definir compromissos, mas também deixar espaço para mudanças de última hora. Uma agenda rígida, com compromissos consecutivos, dificilmente será cumprida e causará frustração. Pressa e vontade de resolver tudo levam você a subestimar a duração das tarefas.

  • Toque seus projetos pessoais

27 Defina suas prioridades

O que você quer fazer com o seu tempo? É preciso ter clareza dos objetivos antes de começar a redistribuir as horas entre projetos profissionais e pessoais. Você vai se dedicar totalmente ao trabalho ou investir em estudos? Fazer exercícios físicos ou ficar mais tempo com os filhos? Defina suas prioridades e avalie se você está usando seu tempo para persegui-Ias. A consultora Melissa Raffoni define esse processo corno alavancagem de tempo. "Quem pondera de maneira crítica como gastá-lo está alavancando seu tempo."

28 Assuma que é o protagonista

Para que as prioridades fiquem bem claras, enumere os papéis que você desempenha na vida: pai, filha, marido, executiva, cidadão. Não adianta fazer um planejamento para vida pessoal e outro para a profissional, afinal, você é um só. Liste as atividades relativas a cada papel e a parcela de tempo que quer dedicar a cada uma delas. É inevitável priorizar alguns papéis em detrimento de outros. "Quem muito abraça, pouco aperta", diz Paulo, da Franklin Covey.

29 Faça o que é importante

Uma pesquisa da consultaria Tríade do Tempo mostra que o brasileiro dedica 40% do seu tempo a questões urgentes e apenas 30% às importantes. Reflita sobre o dilema: concluir o relatório que o chefe pediu para "ontem" ou ir à reunião no colégio dos filhos? "Se tiver clareza do que é realmente importante, fica mais fácil dizer não ao que parece urgente", afirma o escritor e consultor americano Stephen R. Covey.

30 Seja estratégico

Se você sente que está perdendo tempo no trabalho em atividades menos importantes, e isso acaba com o restinho de horas livres que você teria para um projeto pessoal, planeje-se melhor. A responsabilidade de resolver isso &

    Administração do Tempo

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