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Saiba como desenvolver a habilidade de comunicação para aumentar sua performance e o resultado da empresa.

Revisa Você S. A. - por Márcia Rocha

O paulistano Leonardo Fernandes, de 28 anos, gerente nacional de transportes, ainda era trainee na Unilever, empresa em que trabalha desde 2001, quando o chefe o designou para representá-lo em uma reunião fora do país. Outro paulistano, Carlos Carvalho, de 42 anos, executivo da GE, também não perdia a chance de falar em reuniões, apresentações e palestras desde muito cedo em sua carreira. Entre Leonardo e Carlos há 14 anos de diferença de idade e uma situação em comum: cada vez mais eles têm sua capacidade de comunicação posta à prova. "À medida que se progride profissionalmente, as habilidades sociais e políticas ganham mais destaque que a qualificação técnica e operacional", diz José Antônio Rosa. Isso ocorre porque está evidente para as organizações que a performance de um profissional, especialmente os de nivel executivo, e o resultado que ele gera para o negócio dependem fundamentalmente de como se expõe e se relaciona com os diferentes públicos da corporação (clientes, fornecedores, comunidade, governo, filiais de outros países etc.). Seja qual for seu cargo. Leonardo foi convocado para representar a empresa em uma reunião com outras companhias na Colômbia, quando era trainee. Carlos, diretor financeiro da área de energia (para a América Latina) da GE, fez carreira aproveitando as oportunidades para falar com Deus e o mundo. Sabe por quê? "Logo, descobri que quem se comunica bem se diferencia. Por isso, nunca perdi a chance de me expor, inclusive, em outras línguas", diz ele, que é fluente em inglês, espanhol e francês. Portanto, prepare-se. Você pode ser chamado para conduzir uma reunião no lugar do chefe, participar de uma teleconferência com acionistas da empresa ou apresentar um projeto na matriz - em outro país. Oportunidades de exposição não faltam. é preciso ocupar esses espaços e se tornar hábil para se expressar em vários meios e de várias formas - pessoalmente, por telefone, via e-mail. "Aliás, o meio escolhido tem influência sobre a mensagem. Senão, a comunicação fica truncada. E-mail e telefone, por exemplo, não são boas opções para cobar um trabalho. O melhor é conversar", diz José Ernesto Bologna, presidente da consultoria Ethos Desenvolvimento Humano e Oranizacional de São Paulo. Carlos, da GE, tem esse tipo de sensibilidade. Quando percebo que o papo por e-mail pode virar mal-entendido, convoca uma reunão. E isso, às vezes, significa marcar uma teleconferência, já que grande parte da equipe fica fora do país. "O fato de conhecer todos pessalmente torna a conversa por telefone mais fácil", diz.

A complexidade inerente às novas formas de se comunicar tem levado algumas organizações a oferecer treinamento para que seus profissionais falem melhor e se exponham mais. A Serasa, empresa de dados econômico-financeiros, com sede em São Paulo, contratou especialistas em 2005 para capacitar 550 executivos - a maior parte gerentes e coordenadores. "A comunicação é fundamental no nosso modelo de gestão, porque viabiliza o trabalho do dia-a-dia e as inovações. O treinamento nos ajudou a ter gente mais hábil nesse aspecto", diz Elcio de Lucca, presidente da Serasa. "Agora, todos eles podem atuar como nossos porta-vozes".

Na Unilever, as exigências em torno da habilidade de comunicação vão pelo mesmo caminho. Afinal, trata-se de uma empresa globalizada. "Respeitamos o estilo de cada um e oferecemos apoio quando alguém tem dificuldades de comunicação. Ter essa competência ajuda no trabalho", diz Vera Durante, diretora de RH. O apoio vai de orientação para dar feedback a um treinamento sobre como agir durante uma entrevista. Até um superespecialista, que desenvolve uma pesquisa de ponta, não pode mais ficar isolado. Suas apresentações para garantir os recursos necessários para a continuidade do projeto o obrigam a dialogar bem com outras áreas da empresa e a usar a habilidade de comunicação para traduzir a atividade para públicos leigos internos e externos.

Aqui, vale chamar a atenção para a necessidade de colocar limites aos movimentos que você fizer para aparecer mais. Se expor é bem diferente de atropelar as pessoas, na ânsia de se exibir. Esse é o lado caricato da comunicação e do marketing pessoal. Ser reconhecido como alguém que tem competência para se comunicar leva tempo e tem a ver com criar seu espaço, dando suas opiniões, sugerindo novas ideias e procurando oportunidades pertinentes ao seu projeto de carreira para se expor.

  • Para o topo é mais difícil

    Naturalmente, se você é ou está prestes a virar um líder, essa habilidade se torna imprescindivel. É difícil uma empresa hoje admitir um diretor ou VP que tenha problemas de com municação. Daí, os esforços para capacitar os executivos quando eles ainda são gerentes. Mais para cima, o que as organizações fazem é trabalhar aspectos específicos, caso o diretor, o VP ou o presidente ainda se atrapalhem na hora de lidar com as palavras. No caso dessa turma, uma das grandes preocupações é com a reputação da empresa. "O presidente é a marca da organização", diz Mauro Lopes, presidente da MVL, consultoria paulistana especializada em comunicação. Mauro explica que, quando a empresa passa por uma situação delicada e o presidente quer se pronunciar a respeito para os funcionários ou para a imprensa, não deve criar uma versão. "Há coisas que, por razões estratégicas, não podem ser reveladas. Mas mentir nunca pode ser uma opção", diz o consultor, que foi contratado em dezembro pela TAM para ajudar a empresa a superar arranhões causados em sua imagem após acidente que matou 199 pessoas em julho de 2007.

    Sobre o desafio de recuperar a reputação da empresa, uma pesquisa da Burson-Marsteller, consultoria americana de comunicação corporativa, feita em 2006, mostra que há muita expectativa que o presidente fique acessível à imprensa. Em outras palavras, em momentos de crise, apareça e fale mais, até a situação voltar à normalidade. O estudo ouviu 685 executivos de 65 países para saber as estratégias que devem ser adotadas, e para 18% deles seria interessante que o CEO se desculpasse publicamente. A expectativa de todos é que os líderes não apenas tomem as melhores decisões para virar o jogo, mas as comuniquem adequadamente de forma que cada empregado seja capaz de explicar em casa, aos vizinhos e amigos o que está acontecendo. "Essa comunicação em rede é delicada, pois basta um comentário errado feito por um funcionário para a família e os amigos e a imagem da empresa pode voltar a ser prejudicada", diz Francisco de Carvalho, presidente da Burson-Marsteller no Brasil.

  • No seu dia-a-dia

    A comunicação cotidiana é tão importante e delicada quanto nesses momentos de crise. Nada mais usual (e complicado) do que um feedback. Ao ganhar uma equipe, surge a necessidade de orientá-la, comunicar metas, explicar processos e alinhar expectativas e estratégias. Tendo sempre cuidado para não quebrar o que se chama de contrato de confiança. Caso contrário, a interação entre o gestor e o time pode se tornar inviável. A recomendação para as situações corriqueiras do escritório, como feedback, reunião semanal ou a orientação de um novo projeto, é adotar a síntese e estar disposto a ser um bom ouvinte. O poder de resumir, de ser objetivo, torna qualquer discurso mais eficiente. "Quem consegue ir além da análise e sintetizar os fatos prende a atenção das pessoas", diz o psicólogo José Ernesto Bologna. Na Procter & Gamble, quem quiser apresentar um projeto deve ser capaz de escrevê-lo em uma página. Para que ninguém se atrapalhe, é oferecido um treinamento de linguagem escrita dos negócios. "A habilidade de sintetizar exige conhecimento, capacidade analítica e visão de longo prazo e está incluída em uma das competências que nossos funcionários devem ter", diz Carlos Relvas, diretor de RH da P&G.

    José Ernesto explica que sintetizar tem a ver com foco e com a habilidade de ser transdisciplinar, de saber relacionar diferentes níveis de realidade e de pontos de vista. Parece complicado? Realmente, não é fácil. O advento da internet anulou o ditado "quem tem informação tem poder". Para Vinton Cerf, que é considerado um dos pais da Web e é um dos VPs do Google, o correto é "quem compartilha informação tem poder". Hoje, todos têm acesso a qualquer informação, o que gera um interlocutor muito mais difícil de ser convencido. Para Vinton, o grande desafío é encontrar o que tem relevância. E não basta apenas saber manejar as ferramentas de busca que filtram e organizam os conteúdos da rede. É preciso ler e estudar muito para desenvolver o senso crítico. Por esse motivo, além de jornais e revistas, abasteça sua biblioteca com livros sobre filosofia, religião e artes, três grandes áreas do conhecimento. E estude sempre. Em relação a saber ouvir, coloque-se no lugar dos outros, modulando seu discurso de acordo com seu interlocutor em urna conversa ou negociação. Urna pessoa com essa qualidade geralmente é boa observadora e tem habilidade para ler nas entrelinhas e compreender a linguagem não-verbal, descobrindo pistas que deixam o discurso mais efetivo.

    Para conseguir mexer com as pessoas dessa forma, usando apenas as palavras, sintetizar o discurso, ouvir bem, dar feedback, persuadir parceiros, entusiasmar equipes, impressionar acionistas e satisfazer clientes em uma apresentação, além de conhecer as técnicas que melhoram a comunicação, a receita é treinar, treinar, treinar. Em outras palavras, aparecer, aparecer, aparecer. Exatamente o que fazem cada vez mais profissionais como Leonardo e Carlos. E outros executivos como Alexandre Lazzari, da IBM, e Gizelda Giampietro, do Banco Real, cujas histórias de sucesso na carreira estão diretamente relacionadas à capacidade de transmitir a mensagem correta para seus públicos.

    Sua mensgem do seu jeito - dicas para você passar seu recado para qualquer tipo de platéria:

    Falar em público

    1 - Apresentação ideal: 20% do tempo para a introdução; 70% para o desenvolvimento e 10% para a conclusão.
    2 - Se o powerpoint for usado em uma teleconferência, numere as páginas e não se espeça de mencioná-las quando estiver falando sobre o que está no slide.
    3 - Powerpoint com efeitos especiais? Melhor não.
    4 - Esceva frases-chave no powerpint. E, por favor, ao falar, não repita o que está escrito. A platéia agradece.
    5 - Para conter um ataque de riso (ou de choro) por causa do nervosismo, contraia os dedos dos pés como se estivesse agarrando o chão.
    6 - Não comece a apresentação se desculpando ou dizendo que vai dar uma "pincelada" no assunto.
    7 - Em geral, recuar um pouco acalma, pois faz você ver as coisas mais de longe.
    8 - Quando parar alguns instantes de andar, evite ficar com os p de;o ideal: 20% do tempo para a introdução; 70% para o desenvolvimento e 10% para a conclusão.
    2 - Se o powerpoint for usado em uma teleconferência, numere as páginas e não se espeça de mencioná-las quando estiver falando sobre o que está no slide.
    3 - Powerpoint com efeitos especiais? Melhor não.
    4 - Esceva frases-chave no powerpint. E, por favor, ao falar, não repita o que está escrito. A platéia agradece.
    5 - Para conter um ataque de riso (ou de choro) por causa do nervosismo, contraia os dedos dos pés como se estivesse agarrando o chão.
    6 - Não comece a apresentação se desculpando ou dizendo que vai dar uma "pincelada" no assunto.
    7 - Em geral, recuar um pouco acalma, pois faz você ver as coisas mais de longe.
    8 - Quando parar alguns instantes de andar, evite ficar com os pés paralelos. É melhor manter um pé um pouquinho à frente do outro. Deixa sua postura mais descontraída e facilita quando você for andar novamente.
    9 - Ante pelo palco, pois a movimentação mostra segurança e disposição de comunicar. Só tome cuidado para não parecer um pêndulo e fazer todo mundo cair no sono.
    10 - Divida a platéia mentalmente em quatro partes e passeie o olhar nelas à medida que for falando.
    11 - Se der branco, pergunte o que o pessoal entendeu até o momento.
    12 - Imagine as perguntas que podem ser feitas e estude além disso. Prepare também slides extras com as respostas para mostrar no final. Sua eficiência vai causar uma ótima impressão.
    13 - Ser fluente em outra língua não é falar rápido, mas pronunciar corretamente as palavras.
    14 - Ainda para palestras em um idioma que não é o seu: de tempos em tempos, é bom perguntar se a platéia está acompanhando você.

    Escrever e-mails

    15 - Seja objetivo e sintético. Escreva o texto em tópicos. Se o e-mail ficar com cara de conversa, fale pesoalmente ou por telefone.
    16 - Na Microsoft Brasil é lei: os e-mails são estruturados em três partes. Na primeira, vai o objetivo; na segunda, o que é preciso fazer e em que prazo; na terceira, entram histório e informações adicionais (se esses tópicos forem muito extensos, devem entrar em anexo).
    17 - Se encaminhar um e-mail, faça um resumo do assunto que está sendo tratado. Assim, o destinatário não tem de ler o que está lá embaixo para entender do que se trata.

    Partipar de vídeos ou telecoferências

    18 - Assim como nas reuniões presenciais, deve haver um líder. Dirija-se a ele quando quiser falar.
    19 - Leve uma pauta com os pontos que você quer levantar.
    20 - Aguarde sempre sua vez de falar e, caso não entenda alguma coisa, peça para a pessoa repetir. Evita mal-entendidos.
    21 - Anote os nomes dos participantes. Fica mais fácil quando se dirigir a eles.
    22 - Se for uma videoconferência, evite usar estampas, porque elas podem ficar distorcidas no vídeo. E cores claras rebatem a luz, deixando sua imagem "estourada".

    • Oratória

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