Maestros de reunião


Para ganhar eficiência, as empresas estão contratando condutores de reuniões. Acredite, da para aprender alguma coisa com eles.

Revista Você S/A - por NanPaula Kuntz

Para combater reuniões impro­dutivas, empresas como Pão de Açúcar, Colgate e KPMG es­tão contratando ou treinando mediadores de reunião. Com conhe­cimento específico em liderar discus­sões e técnicas de gestão do tempo, esse profissional é o responsável para evitar que as pessoas cheguem à reu­nião sem saber da pauta, para manter o foco do debate e para garantir que to­dos saiam do encontro com ativida­des definidas. "Meu papel passa a ser gerenciar a discussão e levar os parti­cipantes a um consenso", diz o enge­nheiro Cid Vianna, de 45 anos, super­visor-geral de manutenção da Atlas Schindler, fabricante de elevadores, que fez um treinamento de facilitador de reuniões. Algumas das téc­nicas utilizadas por esses maestros corporativos, apesar de óbvias, po­dem tornar suas conversas em equi­pe mais produtivas. Confira.

- Os facilitadores usam um termo em francês, mis en place, roubado dos chefs de cozinha. Quer dizer: prepare e selecio­ne todos os ingredientes e utensílios que serão usados na execução da tarefa. "Isso significa, planeje tudo antes do encon­tro ter inicio, como horário, duração, as­sunto e participantes", diz Humberto San­tos, especialista em conduzir reuniões, do Expro Group, fabricante de produtos usa­dos na exploração de petróleo, cuja sede fica no Rio de Janeiro.

- Consulte os participantes, verifique suas necessidades e então estabeleça um tempo fixo, curto, para que cada um exponha suas ideias. Isso força as pessoas a serem objetivas e concisas, e evita a dis­persão do grupo.

- Em vez de criticar, dizendo "isso não faz sentido", prefira questionar, dizendo "gosta­ria que você esclarecesse essa ideia".

- Se alguém estiver saindo do tema, não o corte. Agradeça a participação e explique gentilmente que não é o momento.

- Estimule os mais timidos a expor seu ponto de vista, convidando-os a falar di­retamente. E seja firme para controlar o entusiasmo dos mais falantes.

- Em vez de ser negativo, usando o "não", prefira convencer, questionando "já pensou que podiamos ir por esse outro caminho?". Dessa forma você mantem o tom proposi­tivo do encontro.

- Segure o impulso de rebater imediata­mente. O facilitador precisa ter paciência pa­ra escutar os demais", diz o consultor Roge­rio Schettino, de São Paulo, que fez um curso de facilitador para sobreviver às inúmeras reuniões semanais com clientes.

- Por fim, faça um resumo pontuando as ideias expostas e as metas individuais. Envie um e-mail com os tópicos para todos.  

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