Primeiras Coisas em Primeiro Lugar


Revista Você S.A. - por Stephen R. Covey

Nas páginas seguintes, VOCÊ S.A. apresenta com exclusividade a condensação do livro First Things First, o último best-seller de Stephen Covey. Um dos mais requisitados consultores na área de desenvolvimento pessoal dos Estados Unidos, e frequentador permanente das listas de autores mais vendidos na área de gestão, Covey é ouvido com atenção e respeito por muitas corporações mundiais de primeira grandeza. Motivo: seus métodos, baseados num implacável e radical investimento no bom senso, produzem melhorias concretas no desempenho das pessoas. Neste livro, lançado no Brasil pela editora Campus como título First Things First - Como Definir Prioridades Num Mundo Sem Tempo, e escrito em colaboração com Roger Merrill e Rebecca Merrill, Covey se dirige à uma questão que você (e 100% dos profissionais à sua volta) certamente tem diante de si neste exato momento: como gerir esse bem precioso e escasso chamado tempo. São ensinamentos decisivos não apenas para você produzir mais e melhor, mas, sobretudo, para viver como se deve.

Sim, você tem de aproveitar melhor seu tempo. Mas o essencial é aproveitar a vida.

  • O relógio e a bússola

Para muitas pessoas há uma distância entre a bússola e o relógio - entre aquilo que é realmente importante e a maneira como gastamos nosso tempo. A administração tradicional do tempo ajuda você a fazer as coisas em menos horas. Mas se alguém, com um toque numa varinha de condão, melhorasse essa eficiência em 20%, será que resolveria seus problemas?

Provavelmente não. A administração do tempo tem a ver com o relógio - compromissos, horários, programações, metas e atividades. Mas rapidez e quantidade não vão necessariamente resolver seus desafios. O relógio determina como utilizamos nosso tempo, mas a bússola, que é mais importante, determina como vivemos nossas vidas. A bússola representa sua visão, seus valores, princípios, sua consciência, sua missão na vida.

A distância entre o relógio e a bússola marca o espaço em que nos debatemos. Algumas pessoas se sentem controladas pelos outros ou pelos acontecimentos externos, incapazes de fazer o que querem. Outras não conseguem adequar o que fazem ao que gostariam de fazer. Outras, ainda, dão um duro danado para escalar a rampa do sucesso, mas quando chegam no topo se sentem vazias. Todas essas pessoas viveram suas vidas segundo os valores dos outros e deixaram de lado o que é mais importante para elas. Outras pessoas, enfim, se sentem desorientadas e não sabem nem mesmo o que são realmente as "primeiras coisas" - ou seja, o que é mais importante para elas.

As três gerações do gerenciamento do tempo: Para fechar a brecha que separa o relógio da bússola, muitas pessoas tentam administrar melhor seu tempo. Os métodos para isso se dividem em três "gerações":

PRIMEIRA GERAÇÃO

É baseada em lembretes sob a forma de listas de tarefas a cumprir. Você "acompanha o fluxo" mas ao mesmo tempo não perde de vista coisas que quer fazer, como, por exemplo, uma faxina na garagem, participar de reuniões etc. Ponto fraco: algumas coisas acabam ficando de fora.

SEGUNDA GERAÇÃO

Aqui já entram planejamento e preparo. Busca-se eficiência, responsabilidade e realização de objetivos, num método caracterizado pelo uso de agendas para marcar seus compromissos. Você estabelece metas, planeja como atingi-las e determina prazos finais para isso. Pontos fracos: o cronograma vira "Deus"" e você pode acabar vendo as pessoas e os acontecimentos como inimigos que o impedem de cumprir o cronograma. Ou, então, você pode enxergar as pessoas meramente como recursos que o ajudam a avançar no seu cronograma.

TERCEIRA GERAÇÃO

Esta abordagem consiste em planejar, traçar prioridades e controlar. Quem se enquadra neste grupo já passou tempo identificando seus valores e suas prioridades. Você já se perguntou "o que quero?" e já estabeleceu metas para chegar lá. Pontos fracos: é possível que seus valores não correspondam a princípios. Você raramente consegue ultrapassar a fase de priorizar o que é urgente no seu planejamento diário. Além disso, você corre o risco de programar coisas demais e gerar um desequilibrio entre casa e trabalho, por exemplo.

Estas três gerações de administração do tempo já ajudaram muitas pesoas a serem mais eficientes. De fato, você está conseguindo, sim, fazer mais coisas em menos tempo. Mas muitas pessoas andam se perguntando: "Onde estão os relacionamentos humanos bons, a paz interior, o equilíbrio, a certeza de que estamos fazendo o que é mais importante, e fazendo bem?"

Cronos e Kairos - A administração tradicional do tempo lida com o cronos, a palavra grega que significa o tempo medido pelo relógio. Cronos é o tempo linear e em sequência, e é ele quem dita o ritmo de nossas vidas. Mas existe outra maneira de abordar a vida: Kairos. Aqui o tempo passa a ser algo que é vivido, algo do qual se tira valor. Quando perguntamos "você passou bem seu dia?" não estamos nos referindo ao tempo linear daquele dia, mas à qualidade desse tempo. Ou seja: kairos é o tempo qualitativo.

QUARTA GERAÇÃO

Será que existiria uma "quarta geração" de métodos para gerir seu tempo, capaz de incluir os pontos fortes das três primeiras e eliminar seus pontos fracos? Sim. O resumo abaixo descreve essa "quarta geração" uma abordagem nova e revolucionária que promete a melhor qualidade de vida possível.

O cerne da quarta geração: Viver, amar, aprender, deixar um legado...

Quais seriam as "primeiras coisas" (as coisas mais importantes) da vida? De que maneira as colocamos em primeiro lugar em nossas existências? A resposta a essas perguntas constitui, na verdade, o cerne da quarta geração.

A Satisfação das Quatro Necessidades e Capacidades Humanas - Certas coisas são fundamentais. Se você não satisfizer certas necessidades, vai se sentir incompleto ou vazio. Essas necessidades são de quatro tipos:

1. Físicas: Precisamos de comida, roupas, moradia, saúde e dinheiro.

2. Sociais: Precisamos amar e ser amados, nos sentir parte de um grupo maior, nos associar a outros.

3. Mentais: Precisamos desenvolver nossas habilidades e crescer.

4. Espirituais: Precisamos sentir que temos uma meta na vida, que existe um significado na vida e que estamos contribuindo de alguma maneira para isso.

Em suma: precisamos viver, amar, aprender e deixar um legado.

Cada uma destas quatro necessidades afeta nosso tempo e nossa qualidade de vida. Por exemplo, para realizar coisas precisamos de energia e boa saúde - uma necessidade física. Para atingir metas comuns, precisamos saber trabalhar em conjunto com outras pessoas - é a necessidade social. Para progredir profissionalmente e não estagnar, precisamos adquirir novas habilidades e ampliar nossas perspectivas - eis aí a necessidade mental. Enfim, é importante termos uma noção clara de quem somos e para onde estamos indo - a necessidade espiritual.

À medida que você for examinando sua vida, verá que os problemas de administração do tempo e de qualidade de vida dizem respeito à satisfação de alguma dessas quatro necessidades. Se qualquer uma delas não for satisfeita, sua qualidade de vida será reduzida. Se você está ocupado, você pensa - logo, deve estar sendo eficiente. No entanto, tome nota do seguinte: fazer mais coisas mais rapidamente não substitui o fazer as coisas certas.

  • Conquiste Equilíbrio e Sinergia

É importante não pensar nas quatro necessidades fundamentais como sendo partes distintas de sua vida. Conquistar equilíbrio não significa correr entre uma área da vida e outra. É no ponto em que essas áreas se superpõem que você poderá encontrar paz, realização e alegria.

Digamos que você vê sua necessidade física de ganhar a vida como sendo distinta de sua necessidade espiritual de fazer uma contribuição para a sociedade. Nesse caso você pode escolher trabalhar em algo tedioso ou que seja contrário às necessidades da sociedade. Se você vê suas necessidades espirituais como algo separado de suas outras necessidades, talvez não perceba como suas crenças e metas na vida afetam as outras pessoas ou influem sobre as coisas que você escolhe aprender.

Quando existe sinergia entre as quatro necessidades, o trabalho adquire significado, os relacionamentos têm profundidade e sua saúde se transforma num meio para alcançar suas metas.

Qualidades humanas - Entre o estímulo e a resposta, entre o que nos acontece e nossas reações a isso - estão os dons que nos distinguem dos outros integrantes do reino animal. Eles são:

- Autoconsciência: É a capacidade de examinar nossos próprios hábitos, ações, motivações, pensamentos e assim por diante.
- Consciência: É nosso elo com a sabedoria eterna e com o coração.
- Imaginação criativa: É o poder de visualizar possibilidades, resolver problemas e estabelecer metas ou uma missão.

A chave para a criação de uma vida eficaz e satisfatória não reside em nenhuma técnica de agendar ou administrar o tempo. Ela está nesses dons. Eles nos permitem utilizar nossa mente para compreender como atitudes geram resultados, usar nossa consciência para descobrir maneiras de viver em harmonia com princípios, utilizar nosso livre arbítrio para transformar nossas vidas e usar nossa imaginação para criar uma vida ideal.

- O Fogo Interior. Quando as quatro necessidades se integram, acontece algo semelhante a uma experiência química: bam! A combustão espontânea acende o fogo interior e infunde sua vida de paixão, visão e aventura. O combustível desse fogo é a necessidade espiritual de deixar um legado. As outras necessidades passam a servir de apoio para sua missão na vida.

- Princípios: a lei da fazenda - É importante satisfazer as quatro necessidades fundamentais de nossas vidas, mas também é importante seguir alguns princípios. Princípios não são uma questão de opinião ou de valores. São verdades independentes que regem nossas existências.

É aqui que tropeçam muitos sistemas de administração do tempo: eles nos aconselham a estabelecer metas e determinar prioridades com base em valores estabelecidos por nós mesmos, tais como ganhar uma promoção ou um diploma universitário. Mas os valores, por si sós, não garantem resultados em termos de qualidade de vida. Isso só vai acontecer se você valorizar os princípios. Para serem eficientes, as "coisas mais importantes" devem ser baseadas nas leis atemporais que operam no mundo da interação humana. O "norte magnético" de sua bússola aponta para os princípios.

Onde você vai encontrar essas verdades? Elas se revelam na literatura que transmite a sabedoria de várias épocas, incluindo os grandes livros sagrados. Também se revelam em sua consciência. Uma analogia simples traz à tona a natureza dos princípios. Os agricultores sabem que os sistemas naturais são regidos por princípios. Eles não podem enganar a natureza, plantando milho no outono e colhendo-o duas semanas mais tarde. Às vezes é possível enganar os sistemas sociais baseados em valores - &eac , não garantem resultados em termos de qualidade de vida. Isso só vai acontecer se você valorizar os princípios. Para serem eficientes, as "coisas mais importantes" devem ser baseadas nas leis atemporais que operam no mundo da interação humana. O "norte magnético" de sua bússola aponta para os princípios.

Onde você vai encontrar essas verdades? Elas se revelam na literatura que transmite a sabedoria de várias épocas, incluindo os grandes livros sagrados. Também se revelam em sua consciência. Uma analogia simples traz à tona a natureza dos princípios. Os agricultores sabem que os sistemas naturais são regidos por princípios. Eles não podem enganar a natureza, plantando milho no outono e colhendo-o duas semanas mais tarde. Às vezes é possível enganar os sistemas sociais baseados em valores - é possível, por exemplo, deixar para estudar tudo na última hora e ainda assim ganhar seu diploma. A longo prazo, porém, o que prevalece são os princípios. Procedendo daquela maneira você conseguiu seu diploma, mas não necessariamente adquiriu conhecimento ou a capacidade de pensar de maneira abstrata.

  • O que são os princípios comuns?

O bem-estar econômico, por exemplo, se baseia nos princípios de trabalhar duro, não desperdiçar e poupar para o futuro. Os bons relacionamentos sociais se baseiam nos princípios da confiança, responsabilidade e amor incondicional.

- Você é viciado em urgência?

Duas coisas moldam o uso que fazemos de nosso tempo: urgência e importância. A quarta geração se baseia em fazer as coisas importantes, mais do que apagar incêndios. Isso significa colocar as coisas importantes em primeiro lugar.

A urgência é uma força poderosa. Seu chefe grita: "Preciso disto agora, já!" Seu marido liga: "O carro quebrou no meio da rua! Venha me buscar" - O bebê chora. Para muitas pessoas, o fluxo de adrenalina resultante de se lidar com uma urgência acaba virando vício. A urgência traz pressões e estresse, mas também pode gerar uma sensação emocionante. As crises nos fazem sentir que somos importantes. Mas quando a urgência domina nossas vidas, a importância fica relegada ao segundo plano, juntamente com a verdadeira eficácia.

- Como permanecer no quadrante II (coisas não urgentes e importantes)

A chave para lidar com o que é importante - ou seja, para colocar as coisas importantes em primeiro lugar - é organizar sua vida em torno disso. O sistema de organização quadrante II consiste em dar seis passos que incluem passar 30 minutos por semana para ajudar-se a criar uma boa qualidade de vida, baseada nas necessidades, nos princípios e nos dons. É um processo semelhante ao da jardinagem. Você identifica o que é importante e depois o ajuda a crescer, cultivando, arrancando o mato e regando suas plantas.

Observe que no sistema do quadrante II você vai começar com uma folha de trabalho semanal. O planejamento diário dá uma visão limitada, que mantém você centrado no urgente. A organização semanal oferece um contexto mais amplo que ajuda você a entender se as exigências do dia estão ou não melhorando sua vida. Vamos examinar os seis passos, um a um.

1. Ligue-se na sua missão: O contexto confere significado, e vem daí a importância de ligar-se no que é mais importante em sua vida. Pergunte a você mesmo: "O que quero ser e fazer? O que confere significado à vida?". É importante responder essas perguntas, elaborando uma declaração de visão e de missão. É importante ter clareza nesses pontos porque as respostas que você dá aqui afetam todo o resto - suas metas, decisões, como você passa seu tempo e muito mais.

- A paixão da visão: Visão é a capacidade de enxergar além do presente e de criar o que não existe. É a motivação primária dos atos humanos. A visão que você tem de sua vida gera consequências e afeta o modo como você passa seu tempo. Se sua visão é limitada, você provavelmente faz escolhas baseado apenas no que está bem à sua frente.

Se você tem visão parcial, pode, por exemplo, centrar sua atenção em metas econômicas. Em seguida, suas escolhas levam a desequilíbrios (optar por trabalhar até tarde da noite, em lugar de passar tempo com a família). Se sua visão é baseada nas expectativas da sociedade, pode lhe faltar uma conexão com seu eu interior. Uma visão forte inspira paixão. Esta pode ajudar você a transcender o medo, as dúvidas, o desencorajamento e todas as outras coisas que impedem você de cumprir metas e contribuir para a sociedade. Esse tipo de paixão pode transformar sua vida.

- Redija uma declaração de missão. Para cultivar a paixão da visão, escreva uma declaração de sua missão pessoal. Os exercícios descritos a seguir vão ajudá-lo nisso.

- Faça uma lista levando em conta as três ou quatro coisas que você considera as mais importantes em sua vida.
- Faça uma lista das metas de longo prazo que você estabeleceu para você mesmo.
- Quais são os relacionamentos mais importantes em sua vida?
- Quais são as contribuições que você gostaria de fazer?
- Que sentimentos você gostaria de ter em sua vida? Paz? Confiança? Felicidade? Significado?

Isso exige uma reflexão profunda e requer que você se concentre em sua capacidade de contribuir. Ninguém pode ser o pai ou a mãe de seus filhos que você é. Ninguém mais pode ser o chefe ou o funcionário da comunidade que você pode.

Victor Frankl, sobrevivente de um campo de concentração, disse certa vez que nossa missão na vida não é algo que inventamos. Nós a detectamos. Ela está ali, esperando para ser realizada.

- Missões que nos conferem poder pessoal. Sua declaração de missão é única, pertence apenas a você. Algumas pessoas conseguem captar seus pensamentos em poucas palavras; outras precisam de páginas inteiras. Algumas pessoas os expressam em poemas, outras em música ou arte. Mas, em todos os casos, deve ser uma declaração de missão que confere poder a você:

1. Representa o que existe de melhor e mais profundo dentro de você.
2. Realiza seus dons e expressa sua capacidade de contribuir.
3. Integra suas necessidades físicas, sociais,

    Administração do Tempo

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