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P: Qual segredo para se produzir mais?
R: Esvasiar a cabeça. O segredo é colocar tudo em um lugar seguro: no papel, no computador, no IPad, em qualquer espaço que não seja sua mente.

Revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios - por Marisa Adán Gil

Você liga o computador e encontra quinhentos e-mails te aguardando. A secretária eletrônica pisca­ com dezenas de recados ainda por responder. Seu blo­co de anotações tem uma lista enorme de tarefas que você não terá tempo de cumprir. Quando começa a se debruçar sobre os itens, o telefone toca: é um forne­cedor, querendo marcar uma reunião urgente. Como se organizar diante de tantas demandas? E possível ter um alto índice de produtividade e, ao mesmo tem­po, manter a qualidade de vida? As duas questões es­tão no centro do método GTD, ou Getting Things Done (em uma tradução livre, "Realizando tarefas"), criado pelo consultor norte-americano David Allen, de 65 anos. Considerado uma espécie de "guru da produtividade", o autor do best-seller A Arte de Fazer Acontecer viaja pelos EUA levando o programa GTD a empresas como Microsoft e instituições como a Força Aérea Norte-Americana. Apesar de contar com ferramentas sofisticadas, o método tem como base um pensamento simples: libere sua mente e a produtividade virá.

PEGN - Você criou um programa para aumentar a produtividade que também promete melhorar a qualidade de vida de executivos e empresários. Como isso funciona?

David Allen - Eu acredito que as duas coisas andam juntas. Quanto melhor for a sua qualidade de vida, mais produtivo você será, e vice-versa. Desde a época da faculdade, sempre me interessei por métodos e técnicas capazes de ampliar a minha capacidade de produzir, de realizar. Meu obje­tivo não era ganhar mais dinheiro, e sim melhorar a qua­lidade da experiência.

PEGN - Seu programa segue alguns passos básicos. O primeiro deles seria "esvaziar a cabeça" e "colocar tudo em um lugar seguro".

David Allen - Para começar, é preciso identificar e capturar ideias, projetos e objetivos que são significativos para você, e fazer uma grande lista, a mais completa possível. Você tem de exter­nalizar tudo isso e colocar em algum lugar onde os dados fiquem seguros: pode ser no papel, em uma pasta no com­putador, no tablet, não importa - desde que você saiba on­de está e como acessar. O segundo estágio consiste em ava­liar tudo o que está na lista, sendo bem específico sobre ca­da item. O que aquilo significa para você? É algo que precisa de atenção imediata ou não? Que resultados espe­ra alcançar? Qual o próximo passo para chegar lá? Isso va­le tanto para um e-mail quanto para um projeto de vendas. Em seguida, vem o terceiro estágio, em que você organiza os resultados de uma maneira que torne fácil localizar to­das as resoluções. Por fim, a quarta fase é a de revisão e re­flexão. É preciso dar um passo para trás e observar todos os seus projetos, colocando no papel o que já foi feito e o que ainda precisa ser executado. Depois de tudo isso, se você decidir tomar uma taça de vinho, vai beber com tranqui­lidade, porque saberá exatamente o que está deixando de fazer, e isso não será um problema.

PEGN - A ideia de elaborar uma lista completa, com todos os projetos, parece bem assustadora.

David Allen - Eu entendo por que muita gente resiste a isso. Mas a lista só é assustadora quando você não definiu as prioridades. Nãc há nada errado em ter 200 projetos pendentes, desde que você saiba o que eles significam para você e que tipo de aten­ção eles merecem. Existe uma negociação aí, você precisa entrar em acordo consigo mesmo e aceitar o fato de que sé é possível executar uma coisa de cada vez. Ou você se sente bem, sabendo que o que está pondo em prática agora é a me­lhor coisa que poderia estar fazendo no momento, ou você pode se sentir mal, pensando nas nove mil coisas que não está realizando, porque não sabe qual é a mais importante. Uma dica: se você só se preocupa com o que não está fazendo; pode acabar não conseguindo nada. Isso é muito comum.

PEGN - Algumas pessoas adiam tarefas porque têm dificul­dade para tomar decisões.

David Allen - Elas não querem decidir porque têm medo de errar. O que não percebem é que não decidir também é uma decisão. A única escolha possível é resolver no começo, quando está tudo tran­quilo, ou no fim, quando pode ser tarde demais. Por exemplo, você sabe que precisa adquirir um plano de saúde para seus pais. Pode decidir agora, quando eles estão bem, ou pode es­perar até que a situação atinja um nível de emergência. Quan­to mais tempo você demora para tomar uma decisão impor­tante, menor será a sua chance de acertar.

PEGN - Como definir prioridades?

David Allen - Quanto mais clara for a visão do que você quer para a sua vida, mais fácil vai ser definir quais são as prioridades, o que cada coisa na sua lista significa. Em última instância, suas ações deveriam ser determinadas em primeiro lugar, pelos projetos com os quais está comprometido; em segundo lugar, pelos seus objetivos de vida a curto prazo, em dois ou três anos; e, em terceiro lugar, pela sua visão de mundo e seus valores mais essenciais.

PEGN - O que diria para uma pessoa que está pensando em abrir um negócio? ?

David Allen - Faça uma longa lista com as possibilidades da empresa, suas aspirações e preocupações. Comece por aí. Essa pri­meira grande lista vai capturar todas as ideias soltas, to­dos os níveis de percepção sobre o empreendimento. De­pois, você voltará a ela várias vezes. Então, não deixe na­da de fora. Qual o tamanho da empresa? Qual a área de atividade? Em quanto tempo deve estar funcionando? Em quanto tempo espera ter retorno? Quanto dinheiro pode investir? Quanto quer ganhar? É fundamental questionar também a sua visão do negócio. Por que você quer abrir uma empresa? O que lhe interessa nesse universo? Quais experiências quer formular para você? Colocando tudo is­so no papel, você criará uma fonte de ideias, que pode ser­vir como inspiração. E terá também um lembrete valioso, para jamais esquecer qual era o plano original.