P: Qual segredo para se produzir mais?
R: Esvasiar a cabeça. O segredo é colocar tudo em um lugar seguro: no papel, no computador, no IPad, em qualquer espaço que não seja sua mente.
Revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios - por Marisa Adán Gil
Você liga o computador e encontra quinhentos e-mails te aguardando. A secretária eletrônica pisca com dezenas de recados ainda por responder. Seu bloco de anotações tem uma lista enorme de tarefas que você não terá tempo de cumprir. Quando começa a se debruçar sobre os itens, o telefone toca: é um fornecedor, querendo marcar uma reunião urgente. Como se organizar diante de tantas demandas? E possível ter um alto índice de produtividade e, ao mesmo tempo, manter a qualidade de vida? As duas questões estão no centro do método GTD, ou Getting Things Done (em uma tradução livre, "Realizando tarefas"), criado pelo consultor norte-americano David Allen, de 65 anos. Considerado uma espécie de "guru da produtividade", o autor do best-seller A Arte de Fazer Acontecer viaja pelos EUA levando o programa GTD a empresas como Microsoft e instituições como a Força Aérea Norte-Americana. Apesar de contar com ferramentas sofisticadas, o método tem como base um pensamento simples: libere sua mente e a produtividade virá.
PEGN - Você criou um programa para aumentar a produtividade que também promete melhorar a qualidade de vida de executivos e empresários. Como isso funciona?
David Allen - Eu acredito que as duas coisas andam juntas. Quanto melhor for a sua qualidade de vida, mais produtivo você será, e vice-versa. Desde a época da faculdade, sempre me interessei por métodos e técnicas capazes de ampliar a minha capacidade de produzir, de realizar. Meu objetivo não era ganhar mais dinheiro, e sim melhorar a qualidade da experiência.
PEGN - Seu programa segue alguns passos básicos. O primeiro deles seria "esvaziar a cabeça" e "colocar tudo em um lugar seguro".
David Allen - Para começar, é preciso identificar e capturar ideias, projetos e objetivos que são significativos para você, e fazer uma grande lista, a mais completa possível. Você tem de externalizar tudo isso e colocar em algum lugar onde os dados fiquem seguros: pode ser no papel, em uma pasta no computador, no tablet, não importa - desde que você saiba onde está e como acessar. O segundo estágio consiste em avaliar tudo o que está na lista, sendo bem específico sobre cada item. O que aquilo significa para você? É algo que precisa de atenção imediata ou não? Que resultados espera alcançar? Qual o próximo passo para chegar lá? Isso vale tanto para um e-mail quanto para um projeto de vendas. Em seguida, vem o terceiro estágio, em que você organiza os resultados de uma maneira que torne fácil localizar todas as resoluções. Por fim, a quarta fase é a de revisão e reflexão. É preciso dar um passo para trás e observar todos os seus projetos, colocando no papel o que já foi feito e o que ainda precisa ser executado. Depois de tudo isso, se você decidir tomar uma taça de vinho, vai beber com tranquilidade, porque saberá exatamente o que está deixando de fazer, e isso não será um problema.
PEGN - A ideia de elaborar uma lista completa, com todos os projetos, parece bem assustadora.
David Allen - Eu entendo por que muita gente resiste a isso. Mas a lista só é assustadora quando você não definiu as prioridades. Nãc há nada errado em ter 200 projetos pendentes, desde que você saiba o que eles significam para você e que tipo de atenção eles merecem. Existe uma negociação aí, você precisa entrar em acordo consigo mesmo e aceitar o fato de que sé é possível executar uma coisa de cada vez. Ou você se sente bem, sabendo que o que está pondo em prática agora é a melhor coisa que poderia estar fazendo no momento, ou você pode se sentir mal, pensando nas nove mil coisas que não está realizando, porque não sabe qual é a mais importante. Uma dica: se você só se preocupa com o que não está fazendo; pode acabar não conseguindo nada. Isso é muito comum.
PEGN - Algumas pessoas adiam tarefas porque têm dificuldade para tomar decisões.
David Allen - Elas não querem decidir porque têm medo de errar. O que não percebem é que não decidir também é uma decisão. A única escolha possível é resolver no começo, quando está tudo tranquilo, ou no fim, quando pode ser tarde demais. Por exemplo, você sabe que precisa adquirir um plano de saúde para seus pais. Pode decidir agora, quando eles estão bem, ou pode esperar até que a situação atinja um nível de emergência. Quanto mais tempo você demora para tomar uma decisão importante, menor será a sua chance de acertar.
PEGN - Como definir prioridades?
David Allen - Quanto mais clara for a visão do que você quer para a sua vida, mais fácil vai ser definir quais são as prioridades, o que cada coisa na sua lista significa. Em última instância, suas ações deveriam ser determinadas em primeiro lugar, pelos projetos com os quais está comprometido; em segundo lugar, pelos seus objetivos de vida a curto prazo, em dois ou três anos; e, em terceiro lugar, pela sua visão de mundo e seus valores mais essenciais.
PEGN - O que diria para uma pessoa que está pensando em abrir um negócio? ?
David Allen - Faça uma longa lista com as possibilidades da empresa, suas aspirações e preocupações. Comece por aí. Essa primeira grande lista vai capturar todas as ideias soltas, todos os níveis de percepção sobre o empreendimento. Depois, você voltará a ela várias vezes. Então, não deixe nada de fora. Qual o tamanho da empresa? Qual a área de atividade? Em quanto tempo deve estar funcionando? Em quanto tempo espera ter retorno? Quanto dinheiro pode investir? Quanto quer ganhar? É fundamental questionar também a sua visão do negócio. Por que você quer abrir uma empresa? O que lhe interessa nesse universo? Quais experiências quer formular para você? Colocando tudo isso no papel, você criará uma fonte de ideias, que pode servir como inspiração. E terá também um lembrete valioso, para jamais esquecer qual era o plano original.