Trabalho sem pedágio


Com um pouco de disciplina é possível evitar as pequenas interrupções que roubam seu tempo e atrasam a conclusão das tarefas.

Revista Você S/A - por Vanessa Vieira

Você já se planejou para con­cluir um trabalho no prazo, mas foi atropelado por re­uniões inesperadas e e-mails urgentes do chefe? Geralmen­te a solução para esses casos é trabalhar até mais tarde ou adiar a entrega. Para calcular o efeito devastador que as interrupções têm sobre o fluxo de seu trabalho, imagine que você sofra duas interrupções a cada hora - um e-mail a ser respon­dido, um telefonema, uma pessoa que se aproxima da sua mesa para conver­sar ou um chamado do chefe, por exemplo. Ao longo de uma jornada de oito horas, você terá sido interrompi­do 16 vezes. Imaginando que cada interrupção dure dez minutos em mé­dia, você terá parado suas atividades durante quase três horas.

Os prejuízos não param por aí. Após uma interrupção, levamos em média 15 minutos para nos reconcentrarmos na tarefa anterior, mostram estudos de ciência cognitiva. Com isso, nossa eficiência cai cerca de 40%. Resumin­do: as interrupções também compro­metem a produtividade. Para compen­sar esse quadro, o que a maioria das pessoas faz é sacrificar a qualidade de vida. No entanto, a medida mais eficaz seria limitar, tanto quanto possível, os obstáculos que nos fazem tirar o pé do acelerador no trabalho. Você pode começar a procurá-Ios na sua mesa. Numa pesquisa feita com mais de 1 600 profissionais por VOCÊ S/A e pela con­sultoria Triad, especializada em gestão do tempo, 36% dos entrevistados ad­mitiram que perdem tempo por causa da internet e 21 % disseram se descon­centrar por causa de comunicadores online. Para o consultor Christian Bar­bosa, da Triad, o melhor é desligar os avisos de recebimento de novas men­sagens e concentrar a leitura delas a um ou dois momentos do dia, como o inicio da manhã e à noite. "E-mails não trazem problemas urgentes, que pre­cisam ser respondidos de imediato. Se a questão for urgente, certamente você será acionado por telefone", diz Christian. "Quanto ao MSN, tenha uma conta pessoal e uma corporativa. Na empresa, use só a corporativa, para não comprometer o tempo de traba­lho com conversas pessoais."

Os chamados rotineiros da chefia também atrasam a conclusão de trabalhos em curso. Para 36% dos pes­quisados pela Triad, o gestor não sabe se planejar e 21 % afirmam que o líder gera urgências para a equipe. Para conseguir atender sua chefia de forma eficiente, o gerente de operações de férias do Rio Quente Resorts, Édson Cândido Gonçalves, de 29 anos, pre­cisou mudar sua forma de trabalhar. Quando assumiu o cargo, ele tinha dificuldade para conciliar as muitas reuniões das quais participa e a mon­tagem das apresentações que tem que entregar regularmente com o atendi­mento ágil às solicitações feitas pela chefia. "Eu trabalhava de 12 a 15 ho­ras diariamente." Édson percebeu que, além dos chamados da chefia também era acionado pela equipe e por clientes. A saída foi treinar o time para que os colabora­dores tivessem autonomia para resolver os próprios problemas e os dos clientes. Para isso, o gerente designou qua­tro líderes e criou um sistema em que, a cada semana, um deles é responsável por moni­torar o trabalho dos su­balternos e dar resposta aos problemas trazidos pelos colegas. "Eles conseguem apagar os incêndios e dar um retorno mais rápido ao cliente sem a minha parti­cipação", diz o executivo. Os líderes também passaram a colaborar para melhorar o fluxo das informações demandadas pela chefia de Édson. Eles foram treinados para fazer relatórios de suas atividades semanais, sistematizando os dados em tabelas e gráficos. "Isso me permite respon­der de forma muito mais ágil quando meus superiores me solicitam um dado", diz Édson.

As reuniões inesperadas também são grandes vilãs do planejamento diário. Na rotina da diretora de mídia da agência DPZ, Adriana Favaro, de 40 anos, elas aparecem com frequên­cia. "Muitas vezes elas surgem porque aquele é o único horário possível para reunir todas as pessoas envolvidas num projeto", diz ela. Para que esses compromissos não atrapalhem o cum­primento dos prazos, Adriana adotou duas estratégias. A primeira foi pre­parar a equipe para substituí-Ia em alguns eventos. "Isso melhorou o aproveitamento do tempo em 80%. Além de diminuir a minha sobrecar­ga, as pessoas ficam mais motivadas." A segunda medida foi usar a tecno­logia como aliada para ganhar tempo. "Com a ajuda do iPad e do iPhone, registro e despacho tudo o que me for repassado durante a reunião", diz. O consultor Sílvio Celestino, da Alliance Coaching, dá outra sugestão para reduzir o tempo gasto nas reu­niões: "Sempre que possível, propo­nha teleconferências por Skype. Além de poupar o tempo de deslocamento, a tendência é que elas sejam mais objetivas", diz. As interrupções afe­tam a agenda pessoal. O jantar com a esposa, o lazer e a atenção aos filhos têm de ter, em sua agenda, o status de compromissos tão importantes quanto os profissionais.

• Agilize seu dia

Saiba como reduzir os focos de desatenção que atrapa­lham a sua produtividade.

- Crie procedimentos-padrão

Evite interrupções rotineiras educando sua equipe a consultar respostas para problemas e pergun­tas frequentes em guias ou manuais.

Concentre as interrupções

Se você é interrompido diversas ve­ ;zes para dar o aval a coisas simples, crie uma rotina com um ou dois momentos no dia em que avaliará várias questões de uma vez só.

- Crie um código 

Defina com a equipe um código para ser usado em fases de conclusão de projetos que sinalize que a pessoa só deve ser interrompida em caso de emergên­cia. Vale colocar, por exemplo, um cartão vermelho sobre a mesa.

- Revezem o telefone

Crie um acordo com os colegas pelo qual cada um fica responsável por res­ponder aos telefonemas dos demais num intervalo diferente do dia. Se possível, retorne todas as ligações num mesmo período de tempo.

- Ir é melhor do que receber­

Ao agendar uma reunião dentro da empresa, proponha encontrar o colega na sala dele ou numa sala de reunião. É mais fácil levantar e dar fim à reunião.

    Administração do Tempo

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