Use melhor seu tempo


Pesquisa exclusiva revela que os profissionais estão gastando mal as horas que ficam no escritório. Saiba como se organizar melhor para evitar levar trabalho para casa.

Revista Você S/A - por Elisa Tozzi

A Você S/A, em parceria com Christian Barbo­sa, especialista em gestão de tempo e funda­dor da consultoria Triad PS, realizou uma pes­quisa no mês passado para descobrir como os profissionais usam o tempo no trabalho. As respostas, de 1.606 pessoas, revelam que há muita gente perdendo, todos os dias, minutos preciosos com atividades banais. "Os pro­fissionais precisam adotar algumas práticas simples para ganhar tempo e ter mais qualidade de vida", diz Christian. Veja os resultados do levantamento.

• De 30 minutos a 2 horas

É o tempo que as pessoas enrolam por dia, realizando atividades banais, como lixar as unhas e jogar no celular.

- Já parou para pensar em como esse tem­po é precioso? Se não tivesse gastado esses Se não tivesse gastado esses minutos, você poderia sair do escritório e ... em 1 hora: fazer planos detalhados para cum­prir as resoluções de ano novo. Em 2 horas: assistir a um filme, ler sua revista preferida inteirinha ou ir a uma aula de inglês.

• Eu uso meu tempo no trabalho para fazer outras coisas porque...

35% dos entrevistados não conseguem resolver seus problemas pessoais em casa .

- Ninguêrn é uma máquina e consegue sem­pre separar o pessoal do profissional. "Mas quem equilibra a divisão do tempo sai na frente", diz Luciano Meira, da consultoria FranklinCovey Brasil. Alguns assuntos pessoais são permitidos: marcar uma consulta médica, por exemplo, não suga tempo.

• O perigo das redes

85% dos profissionais que responderam a pesqui­sa acessam as redes sociais no trabalho.
94% usam o Twitter. A rede e a preferida entre os 1.606 pesquisados.
29%  acessam o Linkedln. De uso mais profissional, e o último da lista das preferências .

- Se usadas com cuidado, as redes sociais podem aju­dá-Io a ser produtivo e a en­contrar informações impor­tantes. Mas tome bastan­te cuidado: participe ape­nas de redes relevantes. "O Linkedln e um ótimo canal de contratação", diz Vera Costa, consultora do Instituto Eco­social. Estabeleça horários para visitá-Ias, desabilite os avisos de novas mensa­gens, para evitar distrações, e integre as redes em um só programa. Para os vicia­dos em Twitter, conselho do Christian: "Siga poucas pes­soas. Selecione quem dls­ponibiliza informações rele­vantes para o seu trabalho".

• Tenho pouco trabalho a fazer: afirmam 32% dos profissionais

- Essa é para os chefes: nem sempre funcionárlos que pa­recem ocupados realmente estão. "Entre os gerentes, 90% perdem tempo no trabalho e produzem abaixo do espera­do", diz Luciano. Dá para evitar que isso aconteça. "Os líderes têm que trocar feedback com a equipe para perceber como está a produtividade do time", diz Vera, do Instituto EcoSocial.

• Motivação em baixa

40% Procuram um novo emprego durante o expediente.
20% Estão infelizes com o trabalho e não se concentram.
18% Ganham mal e enrolam.

A falta de significado no trabalho pode des­motivar os profissionais e fazer com que adiem ao máximo a realização de tarefas. Quem não se sente realizado não se concentra e usa mal o tempo. Os gestores devem tentar ajudar es­ses funcionários e mapear se estão no setor errado, por exemplo.

• Quanto tempo você usa lendo, respondendo e classificando e-mails?

1 hora - 32%
2 horas - 24%
3 horas  - 11%

- O tempo gasto para administrar e-mails varia de acordo com a atividade de cada um. Mas, na média, um profissonal que separa de 45 minutos q 1h15 consegue fazer essa tarefa com tranquilidade. Christian aconselha: "Tenha um bom filtro anti-spam, veja suas mensagens apenas a cada 2 horas, escreva pouco e objetivamente e coloque como meta manter sua caixa de entrada limpa.

• Você deixa tudo para última hora?

57% Dizem que às vezes deixam trabalho para depois.
12% afirmam que sempre prorrogam deveres.
35% Revelam que nunca adiam tarefas. 

Deixar para resolver os assuntos no Ultimo minuto pode ser visto como uma caracteristica cultural do brasileiro. Uma pesquisa desenvolvida pela consul­toria Triad PS, com 1.502 respostas, mostra que ape­nas 28% dos americanos admitem procrastinar - o verbo e este mesmo -, na linguagem popular, empur­rar com a barriga.

• Meu chefe não usa bem o tempo porque...

32% reclamam que o gestor não sabe se planejar.
30% afirmam que o líder gera urgências na equipe. 
28% dizem que o chefe perde tempo com bobagens .

- Um gestor que não sabe administrar bem o tempo prejudica a equipe e a empresa. "Chefes desorganiza­dos criam equipes desorganizadas, mesmo que seus subordinados sejam disciplinados", diz Luciano. As em­presas têm uma saída para evitar o problema: instalar bons medidores de produtividade. "A perda de tempo é um sintoma de algo maior: a queda de competitivida­de", diz Villela da Matta, presidente da Sociedade Bra­sileira de Coaching.

• Almoço e esticadinha

59% dos profissionais excedem o tempo que têm para almoçar.

- A esticadinha no almoço só é perdoável se os minu­tos a mais forem ajudá-Io a voltar para o escritório com a produtividade em alta. "Muita gente fic ca sonolenta logo depois da refeição e precisa de um tempo a mais para voltar e se concentrar de fato", diz Christian.

• Internet vilã 

36% perdem tempo por causa da internet. 
21% se atrapalham ao nave­gar sem rumo pela rede. 
21% ficam desconcentra­dos por causa de comunicado­res online.

- O excesso de informação dis­ponível na internet atrapalha a concentração. Determine ho­rários para navegar, faça uma lista com os sites relacionados ao seu trabalho e saiba o que você precisa procurar na rede. "Estabeleça um foco ao usar a internet. Isso ajuda a manter a produtividade", diz Luciano, da FranklinCovey Brasil.

• Meus colegas me atrapalham: reclamam 11% daqueles que preferem transferir o problema para o colega de baia.

- Essa questão pode ser resolvida com diálogo. Primeiro, tenha algu­mas conversas francas com seu colega tagarela. "Se não adiantar, leve o problema para o chefe. Ele
tem autoridade para tratar do as­sunto", diz Vera.

•  Quanto tmepo você gasta fazendo política?

30% não perdem tempo com isso.
23% dizem dedicar meia hora à atividade.

 - Reservar algum tempo para fazer política positiva, conversando, por exem­plo, com a equipe de TI, pode ser extremamente útil quando você tem problema com sistemas no seu computador ou está desenvolvendo um projeto que de­pende da interação com ela. Ou, então, usar o tempo para fazer marketing pes­soal e networking é importante. "Convidar seus contatos para um café de meia hora no meio da tarde pode render bons frutos, como novas ideias para antigos problemas", diz Vera.

  Descontração no meio do expediente

41% repassam piadaspor e-mail. 
26% trocam links de vídeos do YouTube.

- A prática pode até ajudar a rela­xar num momento de estresse. De acordo com uma pesquisa da Uni­versidade de Melbourne, na Aus­trália, assistir a vídeos no You Tube ajuda a reorganizar a mente en­tre uma tarefa e outra. Mas, cla­ro, parcimônia e essencial: "Cada um deve aprender a dividir bem seu tempo. E. se rir por uns minu­tos faz bem, não há problemas", diz Luciano.

• Sexo no trabalho

11% veem pornografia no escritório.
2% praticam sexo virtual no expediente.

- Quem acessa pornografia ou faz sexo virtual no escritório está cometendo um gravíssimo erro de carreira, sem men­cionar o lado ético do comportamento e outras questões que deveriam ser obje­to de uma terapia. "Se alguém for pego nessa situação, a demissão certamente vai acontecer", diz Vera.

• Ganhe tempo

Descubra como administrar suas horas e não perder tempo no escritório.

- Planeje sua semana. Dedique um dia para listar as tarefas, compromissos e metas para as quais você tem de se dedicar.
- Lembre-se de que imprevistos acontecem e separe um tempo para resolvê-los.
- Classifique suas tarefas em urgentes, circuntânciais e importantes. Avalie o que é de fato urgente e tome cuidado com o senso de urgência dos outros.
- Negocie com seu chefe. Se você está atolado, deixe claro que, naquele momento, não pode se dedicar a mais um projeto.
- Estabeleça horários para verificar os e-mails e usar a internet.
- Selecione as pessoas com as quais você sai para tomar café. Assim, você une o momento de distração ao networking.

 

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