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Ela pode melhorar sua produtividade ou dispara sua ansiedade. Aprenda como usá-la para ser mais eficiente sem surtar.

Revista Você S/A - por Caroline Marino, Nina Neves e Lucas Rossi

Além da ponte Gol­den Gate, a região de São Francisco, na Costa Oeste dos Estados Unidos, é famosa por ter uma população que exerce como em poucos lugares do mundo a liber­dade de expressão, o respeito ao meio ambiente e um estilo de vida baseado em equilíbrio e bem-estar. A região é também berço da maior parte das grandes em­presas de tecnologia do mundo, instaladas poucos qui­lômetros ao sul, no Vale do Silício. Apple, Google, Face­book, eBay, HP e Cisco são algumas entre os milhares de companhias sediadas no vale - estima-se que exis­tam 400 000 pessoas trabalhando com alta tecnologia na região. Para os conscientes habitantes desse pedaço do planeta, é impossível não discutir como o trabalho se encaixa na busca de um propósito de vida maior. Desde 2010, essa reflexão tem um local certo, o evento Wisdom 2.0, cuja quarta edição ocorreu em fevereiro deste ano, em São Francisco, num centro de convenções que fica a algumas quadras da sede de Twitter, Airbnb, Zynga e Dropbox. O congresso reuniu 1 700 profissionais da indústria digital para debater os caminhos que a tecnologia tomou na vida das pessoas e para entender como ela poderia proporcionar empregos - e existên­cias - mais cheios de significado e profundidade. "Como seres humanos, devemos encontrar o equilíbrio no uso da tecnologia", disse Padmasree Warrior, diretora de tecnologia e estratégia global da Cisco e na 582 posição na lista das mulheres mais poderosas do mundo em 2012 da revista americana Fortune.

A proposta do evento, que tem o Google como prin­cipal patrocinador, é colocar presidentes das maiores empresas do ramo, executivos, profissionais da área de saúde, professores de universidades renomadas e alguns instrutores de meditação para pensar os efei­tos da tecnologia: ela nos faz trabalhar demais? Esta­mos mais distraídos? Nos tornamos pessoas superfi­ciais? Nossa ansiedade aumentou? Mas não existe um clima de mea-culpa. Não é como se o mercado de fast­food se reunisse para discutir a obesidade ou a indús­tria tabagista para estudar doenças respiratórias. A era digital trouxe avanços indiscutíveis para a forma como trabalhamos e vivemos. Há ganhos significativos de produtividade para profissionais e empresas. O tom das conversas do evento é de responsabilidade. O Vale do Silício é um lugar de mentes brilhantes. Se existe alguma coisa dando errado no sistema, os nerds que­ rem corrigir os bugs e eliminá-los. "A tecnologia tem um poder tremendo, mudou a forma como o mundo se comunica", disse Soren Gordhamer, fundador e organizador do Wisdom 2.0. "Mas fez aparecer pessoas com problemas de concentração, pessoas que estão fisicamente em um lugar, mas não estão presentes."

Nas mudanças comportamentais e sociais que smart­phones, softwares, tablets, aplicativos e redes sociais estão provocando, o trabalho tem um papel central. Talvez o escritório seja o lugar em que as marcas da tecnologia se­jam mais profundas - tanto as boas quanto as ruins. Uma pes­quisa feita em 2012 pelas consul­torias McKinsey e IDC aponta que, nos últimos quatro anos, fer­ramentas colaborativas aprimo­raram a eficiência de processos corporativos. Das mais de 2 000 companhias consultadas pela pes­quisa, 74% afirmam que o acesso
ao conhecimento aumentou, 58% declaram ter reduzido custos de comunicação, 40% conseguiram reduzir custos de viagem e 40% registraram um aumento na sa­tisfação dos funcionários.

Mas a tecnologia criou novos problemas profissionais. Um deles, aparentemente simples de resol­ver, é a distração. Estamos disponíveis para receber mensagens e estímulos eletrônicos o tempo inteiro. Um estudo da Universidade da Califórnia, campus de Irvine, mostra que profissionais que trabalham em frente de u computador são interrompidos (ou interrompem-se espontaneamente) a cada três minutos. Toda vez que isso ocorre, leva-se até 23 minutos para retomar a tare­fa. "Em uma semana, um profissional distraído perdeu muitas horas de trabalho", diz o psiquiatra Frederico Porto, consultor da LHHIDBM, empresa de recolocação de executivos, de Belo Horizonte. "Além disso, o desgas­te mental de mudar de uma atividade para outra faz a pessoa ficar muito mais cansada", diz Frederico. A tecnologia também tem efeitos sérios sobre a an­siedade. De acordo com Kelly McGonigal, PhD em psi­cologia e professora da escola de negócios da Universi­dade Stanford, em São Francisco, o sistema de recompensa do cérebro, o mesmo que nos faz ingerir alimentos para não morrer de fome, se adaptou à era digital e hoje é carente também de informação. A con­sequência é sentir necessidade de consumir notícias como se sente vontade de jantar. Essa avidez por atualização se reflete no trabalho de algumas maneiras. Em primeiro lugar, ela causa um aumento da insegurança: os profissionais sentem-se na obrigação de estar dispo­níveis 24 horas por dia, já que o trabalho não fica mais restrito ao escritório. Além disso, as pessoas passam mais tempo observando os outros nas redes sociais e fazendo comparações. Com isso, elas deixam de se me­dir com o colega para se comparar, no limite, com todos os usuários do LinkedIn, o que pode ser terrível para a autoestima. O mesmo hábito faz a pessoa conviver com a sensação de ter ficado para trás. A ansiedade digital levou a Associação de Psiquiatria Americana a incluir a partir deste ano a desordem do uso da internet no Manual de Transtornos Mentais, espécie de lista das doenças psiquiátricas existentes. "Trata-se de um vício, na linha das dependência as comportamentais, como comprar ou jogar", diz Cristiano Nabuco, coordenador do programa de dependência de internet do Instituto de Psiquiatria do Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo.

• Vadiagem cibernética

A tecnologia tem também a capacidade de potencia­lizar problemas que já ocorreriam de qualquer forma. O psicólogo Igor Lins Lemos, professor da Faculdade de Ciências Humanas de Recife, estuda o comporta­mento de profissionais que usam a tecnologia para matar trabalho - o chamado cyberslacking, ou cibervadiagem. Em suas pesquisas, Igor identificou que um funcionário com tendência a procrastinar terá essa má conduta exacerbada quando estiver conec­tado à rede. O mesmo ocorre com profissionais des­motivados com o emprego ou excessivamente cansa­dos. Esse comportamento pode ser classificado em dois níveis. No mais brando, o profissional gasta um tempo escrevendo e-mails particulares que poderiam aguardar o fim do expediente ou fica vendo notícias de seu clube do coração. Nos casos sérios, ele esque­ce do trabalho e fica trocando mensagens instantâ­neas, jogando ou navegando nas redes sociais. "São ações que gastam mais tempo e interferem direta­mente na produtividade", afirma Igor.

Uma pesquisa da consultoria de gestão do tempo Triad PS, de São Paulo, com 4 100 profissionais mostra que 62% das pessoas que admitem adiar atividades o fazem porque se perdem navegando na internet. O es­tudo constatou que 25% dos entrevistados gastam até uma hora no trabalho com assuntos pessoais na web. "Essas pessoas vão ter de cumprir o serviço alguma hora, o problema é que elas estão sacrificando também os momentos de praticar atividade física, ler e cuidar da saúde", diz Christian Barbosa, diretor da Triad PS e especialista em gestão do tempo, de São Paulo.

Obviamente, um telefone celular ou um software não podem levar a culpa por esse tipo de comportamento. O centro do problema está no uso que se faz de apare­lhos e aplicativos. "As pessoas estão se afastando umas das outras, mas isso não é culpa da tecnologia", diz Rich
Fernandez, diretor de RH do Google para os Estados Unidos, que compara a tecnologi a um bisturi: pode salvar vidas ou machucar, depende da capacidade do usuário. "Seríamos ingênuos se achássemos que a tec­nologia não tem nenhuma consequência, mas um apa­relho não é viciante. A maneira como você o utiliza é que o torna viciante", diz Rich.

A solução é tomar consciência e assumir o controle de sua vida digital. "A tecnologia distrai as pessoas, mas nós é que temos que ter a responsabilidade de decidir o que iremos fazer com ela", afirma Michelle Gale, ex-diretora de aprendizado e desenvolvimento do Twitter, que saiu da empresa no ano passado e hoje dirige uma empresa de coach online e de feedback, a Tilt 365, em Raleigh, na Carolina do Norte. A maneira de fazer isso, diz Michelle, não é adotando soluções radicais, como se desconectar ou fugir da tecnologia. É preciso encarar o monstro com disciplina. "Nossa obrigação é aprender a usar a tecnologia e ensinar nos­sos filhos a se relacionar com ela", diz.

Nos escritórios do Facebook, o acesso a redes sociais, por questões óbvias, é liberado. Isso não significa usar o tempo todo. A solução da empresa é estimular a res­ponsabilidade entre os empregados. "Trabalho e diver­são nas redes sociais acontecem ao mesmo tempo para
os funcionários, mas todos têm muita consciência de como lidar com o tempo", diz Arthur Bejar, diretor de engenharia do Facebook. "Qualquer pessoa que esteja criando algo deve se afastar por algumas horas para poder pensar, porque a tecnologia pode distrair." No congresso Wisdom 2.0, as empresas deram sinais de que já constataram hábitos digitais prejudiciais ao desem­penho e começam a fazer ajustes. Uma das ações mais comuns é aumentar o cuidado nas interações pessoais. É o que faz, por exemplo, Melissa Daimler, diretora de educação e desenvolvimento do Twitter, de São Francisco. "Quando alguém vem falar comigo, fecho o meu computador", disse Melissa. Outros vão ainda mais lon­ge. É o caso de Peter Deng, diretor de produtos do Fa­cebook, que trabalha na sede da empresa, em Menlo Park, no Vale do Silício. Peter começou a falar mais len­tamente e num tom mais baixo. "Percebi que as pessoas ficam mais calmas. Elas nem percebem, mas a atitude ajuda a criar um ambiente para a conversa", disse Peter.

Adam Graff, gerente de integração de negócios do Google, que trabalha em Mountain View, diz que na empresa existe uma cultura de permanecer muito tem­po junto de outras pessoas e que isso ajuda a escapar das distrações da tecnologia. "É uma forma de as pes­soas perceberem o que ocorre em volta delas em um tipo de trabalho em que se passa horas grudado na tela do computador", afirma Adam. Em São Paulo, no labo­ratório farmacêutico Boehringer Ingelheirn, os funcio­nários do departamento médico e científico decidiram organizar a troca de e-mails da área. Entre as medidas, eles passaram a enviar mensagens apenas para pessoas realmente envolvidas com o assunto, poupando a caixa postal de muitos. Também só se usa e-mail para resol­ver assuntos simples - questões complexas devem ser conversadas pessoalmente ou por telefone. Se um as­sunto não for resolvido em três mensagens, marca-se uma reunião. "Ficávamos estressados com tantas men­sagens que apenas pareciam importantes", diz Fábio Rodrigues, gerente de operações clínicas do Boehringer
e autor da iniciativa. O resultado foi a redução de 17% no volume anual de e-mails - é como se dois meses de troca de mensagens tivessem sido eliminados.

Entre os benefícios da tecnologia há os que se dizem satisfeitos de poder fazer tudo ao mesmo tempo (a dita multitarefa). No entanto, do ponto de vista cere­bral, isso pode ser estressante e comprometer a qua­lidade do trabalho. Estudos da Universidade Stanford mostram que, quanto mais a pessoa se julga eficiente fazendo várias coisas ao mesmo tempo, pior ela as executa. E, quando for necessário se concentrar numa única atividade por longo tempo, a pessoa terá de fazer um esforço maior. "Para nosso cérebro, não há multitarefas", afirma o psiquiatra Cristiano Nabuco, da Universidade de São Paulo. De acordo com ele, quando tentamos fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo, nosso cérebro acaba destinando pouca energia e atenção a cada tarefa. "Ser multitarefa é um desejo, mas não é possível. Fazemos muito bem some ados.

Entre os benefícios da tecnologia há os que se dizem satisfeitos de poder fazer tudo ao mesmo tempo (a dita multitarefa). No entanto, do ponto de vista cere­bral, isso pode ser estressante e comprometer a qua­lidade do trabalho. Estudos da Universidade Stanford mostram que, quanto mais a pessoa se julga eficiente fazendo várias coisas ao mesmo tempo, pior ela as executa. E, quando for necessário se concentrar numa única atividade por longo tempo, a pessoa terá de fazer um esforço maior. "Para nosso cérebro, não há multitarefas", afirma o psiquiatra Cristiano Nabuco, da Universidade de São Paulo. De acordo com ele, quando tentamos fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo, nosso cérebro acaba destinando pouca energia e atenção a cada tarefa. "Ser multitarefa é um desejo, mas não é possível. Fazemos muito bem somente uma coisa por vez. Quando somos multitarefas nos torna­ mos ineficientes", diz Rich Fernandez, diretor de RH do Google nos Estados Unidos.

O trabalho moderno é conectado. Não dá para escapar. Melhor é ver o lado positivo e cortar o negativo. No ano passado, o Facebook contratou Dacher Keltner, psicólo­go da Universidade da Califórnia no campus de Berkeley e estudioso de relações humanas, para entender como poderia tornar menos frias as interações entre os usuá­rios da rede social. A intenção da empresa é incluir, por exemplo, sons nos posts e comentários. "A tecnologia pode fazer as relações ficarem mais próximas e os laços mais fortes", afirma Dacher. "Mas sabemos que não há substituto para abraços ou para o olho no olho."

• Superconectados

Como os executivos usam a internet

- 88%  Estão conectados entre 13h e 16h, o horário de pico da web  
- 76%  Consideram a internet fonte primária de busca de informação 
- 65%  Entram em redes sociais durante o expediente
- 52%  Fazem pesquisas para fins profissionais na rede

• Você no comando

Maneiras de organizar o uso da tecnologia 

1 - Controle o tempo

Verifique mensagens e redes sociais três vezes durante o ex­pediente. "Isso evita checagens a todo instante", diz o psiquiatra Cristiano Nabuco, da Universidade de São Paulo. Ao reduzir as fontes de distração, fica mais fácil manter a concentração. "É uma disciplina mental e de atitu­de", diz o especialista em produtividade Christian Barbosa, de São Paulo.

2 - Saia da frente da tela

Saia do escritório. Pode ser lendo livros e revistas ou marcando encontros pessoais em substituição a e-mails ou telefone­mas. "A melhor informação aparece nos momentos em que não se está conectado", diz Gil Giardelli, espe­cialista em redes sociais e professor da Escola Superior de Propaganda e Marketing de São Paulo.

3 - Baixe o consumo 

Ser popular nas redes sociais e ter os aplicativos da moda cria uma satisfação momentânea, mas pouco contribui com a produti­vidade. No trabalho, mídias sociais e aplicativos são apenas fontes de distração. Antes de fazer um download, verifique se a ferramenta tem utilidade real ou se é apenas um impulso consumidor.

4 - Supere a ansiedade

Resistência é a palavra-chave. Não há necessidade de navegar o tempo todo. Desabilite as notifica­ções das redes sociais de seu celular e evite deixá-las abertas enquanto trabalha. "O mundo não vai acabar se você se desconectar", diz Ronaldo Lemos, coordenador do Centro de Tecnologia e Sociedade da Fundação Getulio Vargas do Rio de Janeiro.

5 - Assuma o comando

Use um cronômetro para marcar a duração das ativida­des. Marque de 20 a 40 minutos para cada tarefa e concentre-se nela. Durante esse momento, você não po­derá checar e-mails, redes sociais ou navegar em sites. Ao terminar, faça um intervalo de 5 minutos, alongue­-se, dê uma volta no escritório, olhe pela janeLa e beba água.

6 - Faça uma coisa de cada vez

"Para nosso cérebro, não há multitarefas", diz o psiquiatra Cristiano Nabuco, da USP. Quando tentamos fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo, nosso cérebro acaba destinando pouca energia às tarefas. Desligue o celular durante reuniões, fases críticas de trabalho e tarefas que exigem concentração. Faça o mesmo com mensagens instantâneas.

• Teste seu vício

Responda às perguntas e confira se você tem uma relação saudável com o mundo digital

1 - Você acha que passa mais tempo conectado do que o necessário? sim (__) não (__)
2 - Dorme pouco por ficar conectado até muito tarde? sim (__) não (__)
3 - As pessoas ao seu redor se queixam da quantidade de tempo que você passa online? sim (__) não (__)
4 -  A web atrapalha seu desempenho no trabalho? sim (__) não (__)
5 - Quando está num lugar em que não há conexão, você fica pensando em navegar? sim (__) não (__)
6 - Teme que a vida sem a internet seria chata, vazia ou sem graça? sim (__) não (__)
7 - Se pega dizendo "só mais alguns minutos" quando está online? sim (__) não (__)
8 - Tenta diminuir a quantidade de tempo que fica online e não consegue? sim (__) não (__)
9 - Tenta esconder quanto tempo passa conectado? sim (__) não (__)
10 - Sente-se deprimido, mal-humorado ou nervoso quando está offlline? sim (__) não (__)

Se respondeu sim a seis ou mais questões , pode ser um dependente de internet.

• Conexão eficiente 

Sites e aplicativos para aumentar a produtividade

- Para controlar tarefas

Ter consciência de todos os compromissos é o primeiro passo para administrar bem seu tempo.

Google Tasks - Uma lista de afazeres que são riscados à medida que você os cumpre. Ótimo para smartphones.
Wunderlist - Permite separar as listas de afazeres por categorias (com­pras, trabalho, mala de viagem).

- Para filt