Empresas estabelecem regras para diminuir número de reuniões


Alta frequência de encontros é a principal reclamação de empresas a consultores; confira dicas para agilizar as discussões.

Jornal Folha de São Paulo - por Felipe Gutierrez

Há reuniões sem regras de­finidas, em que ninguém con­duz a discussão de forma ob­jetiva, não se decide sobre o item em pauta e em que os participantes se dispersam com conversas paralelas.

Especialistas em organiza­ção da empresas, como Joyce Baena, da La Gracia Design, e Christian Barbosa, da Triad PS, dizem que é comum ou­vir esse tipo de reclamação de seus clientes. Segundo eles, uma reunião deve ter pauta definida, além de um condutor, um relator (que irá anotar o que os par­ticipantes disseram e quais decisões tomaram) e ter o me­nor número possível de pes­soas na sala.

A queixa mais comum das empresas, de acordo com eles, é a frequência com que os encontros acontecem. Baena considera que reu­niões são cada vez mais co­muns porque, hoje, as empre­sas "não acreditam mais em tomada de decisão de uma pessoa sozinha". É uma ma­neira que dirigentes encon­traram para não ter que "bancar" uma medida que pode ser inadequada. Ela chama essa tendência (a de várias pessoas se juntarem para re­solver algo de forma coletiva) de "horizontalização".

Outra explicação para a frequência de reuniões é que os profissionais estão acostu­mados a elas. "As pessoas se sentem confortáveis ao olhar no olho do interlocutor. Não acho errado fazer reuniões: o problema é marcar uma a ca­da cinco minutos."

• Menos é mais

Para diminuir o número de reuniões, diz Baena, o ideal é promover encontros somen­te entre os profissionais-cha­ve para cada assunto. Como menos pessoas participam, menos tempo na agenda é perdido.

Ela recomenda que, depois de tomar a decisão, faça-se uma apresentação para infor­mar o que ficou acordado. "Em uma apresentação, uma pessoa fala e as outras escutam. É mais fácil."

Outra maneira de diminuir o número de reuniões é tro­car o encontro físico por um não presencial, como uma vi­deoconferência por Skype, ou mesmo teleconferência. "A tecnologia está a serviço disso [cortar reuniões]" , diz a vi­ce-presidente de planejamento da AgênciaOick Isobar, Re­nata Bokel, 38.

Ela estima que, hoje, cerca de 20% das reuniões das quais ela participa sejam con­duzidas dessa maneira. "Eu adoraria que fosse mais, pois conferências por video ou te­lefone evitam deslocamentos e custos."

Davi BertonceIlo, 30, dire­tor-executivo da empresa de pesquisa Hello Research, afirma que uma política de infor­malidade nas relações profis­sionais também auxilia a di­minuir o número de reuniões. "Com as portas abertas, tudo fica mais fácil. É só dar um to­que, falar e sair rápido", diz.

• A origem

Mas não é só a frequência das reuniões que faz as em­presas sofrerem. "Eu perce­bia que a reunião tinha um tom de chatice, de improdu­tividade, de mesmice e era enfadonha." Quem afirma é Rinaldo Fava, 46, um dos só­cios-diretores da empresa de TI Added 511. "Um encontro de adoles­centes de 15 anos para fazer um trabalho de escola é idên­tico a uma reunião de execu­tivos", diz Christian Barbosa, que é autor do livro "Estou em Reunião" (editora Agir, 168 págs., R$ 29,90).

Ele considera que o atraso inicial, a conversa sem rela­ção com o assunto e as inter­rupções são típicos tanto de jovens estudantes fazendo um trabalho em equipe quanto de profissionais reunidos. Parte da explicação da ine­ficácia das reuniões, para Barbosa, vem da falta de orientação das escolas. Quando adultas e já profis­sionais, as pessoas simples­mente reproduzem o forma­to "por osmose", ele diz.

• As regras são claras

Para evitar a perda de tem­po de reuniões assim, Fava e os colegas da Added STI co­meçaram a se policiar - de­signando uma pessoa para marcar o tempo com um cronômetro (não poderiam pas­sar de uma hora) e chaman­do a atenção de alguém que falava sobre algo que não era o assunto. Os profissionais fo­ram se adaptando às regras e, hoje, elas não são sempre reforçadas, porque as pesso­as aprenderam a conduzir uma reunião produtiva, se gundo Fava.

Na fabricante Honda, a po­lítica para dinamizar as reu­niões tem um nome: "limite 15". Consiste no seguinte: há um máximo de 15 páginas de material a ser discutido, 15 minutos para a apresentação das questões relevantes a ca­da reunião e outros 15 minu­tos para a tomada de decisão. Essas regras foram adota­das em agosto de 2012. Segun­do Rodolfo César Barão, ge­rente de RH, elas deram re­sultados como mais agilida­de e maior envolvimento dos participantes, que acabam entendendo melhor o que fa­zer com o projeto discutido.

Como tornar as reuniões mais dinâmicas e eficientes

- Defina papéis claros para cada um dos participantes do encontro.
- Estabeleça um tempo limitado para a reunião e para cada uma das etapas.
- Tenha uma pauta e incentive os participantes a definir resoluções.
- Como alternativas, use mais encontros virtuais ou tome dec cisões centralizadas.

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